Hat ein Mitarbeiter nach einem krankheitsbedingten Arbeitsausfall Anspruch auf Jahresurlaub?
Welcher Urlaubsanspruch besteht bei Teilzeitbeschäftigten, Mutterschutz oder Kündigung?
Kann ein Unternehmen die Urlaubsplanung einseitig ändern?
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Dank unserem Rechner findest Du in kurzer Zeit heraus, wie viele Tage Jahresurlaub Dir pro Arbeitstag zustehen. Fülle einfach die Felder aus, um Dein Ergebnis zu erhalten.
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Hast Du bereits einen Teil Deiner jährlichen Urlaubsvergütung in Anspruch genommen?
Anteilige Berechnungen
Den Urlaubsanspruch Deiner Mitarbeiter zu berechnen gibt oft Anlass zu Zweifeln; dies gilt insbesondere, wenn sich Vorschriften ändern oder ungewöhnliche Umstände eintreten, woraufhin ein unterschiedlicher Urlaubsanspruch im Unternehmen gilt. Wie zum Beispiel:
Hat ein Mitarbeiter nach einem krankheitsbedingten Arbeitsausfall Anspruch auf Jahresurlaub?
Welcher Urlaubsanspruch besteht bei Teilzeitbeschäftigten, Mutterschutz oder Kündigung?
Kann ein Unternehmen die Urlaubsplanung einseitig ändern?
In diesem Leitfaden beantworten wie diese und viele andere Fragen, um die Berechnung des Urlaubsanspruchs für Dein Team schneller und einfacher zu gestalten.
Der gesetzliche Urlaubsanspruch in Deutschland ist im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) geregelt, in dem die Grenzen und Bedingungen festgelegt sind. Es leg die Grenzen und Bedingungen jeder beruflichen Beziehung in Deutschland fest.
ARBEITSRECHT ZUM URLAUBSANSPRUCH DEUTSCHLAND HIGHLIGHTS
Urlaub ist für Arbeitnehmer sowohl ein Recht als auch eine Verpflichtung. Mit anderen Worten, dieser muss im laufenden Jahr genommen werden, egal was passiert.
Der gesetzliche Urlaubsanspruch umfasst mindestens 24 Werktage ausgehend von einer sechs-Tage-Woche.
Übergesetzlicher, zusätzlicher Urlaub kann sich aus dem Arbeitsvertrag, einer Betriebsvereinbarung oder einem Tarifvertrag ergeben.
Jahresurlaub kann nur in Ausnahmefällen gegen eine Urlaubsabgeltung getauscht werden.
Urlaub kann nicht auf das folgende Jahr übertragen werden.
Jahresurlaub muss im Voraus zwischen dem Unternehmen und dem Mitarbeiter vereinbart werden.
Mitarbeiter dürfen nicht benachteiligt werden und weniger als den gesetzlichen Mindesturlaub erhalten.
Der Arbeitnehmer hat Anspruch auf mindestens zwei Wochen (zwölf Werktage) Urlaub am Stück.
Während des Jahresurlaubs haben Mitarbeiter Anspruch auf 100 % Bezahlung.
Dieser Blog-Artikel über das Arbeitsrecht fasst die wichtigsten Punkte in Bezug auf die Jahresurlaubsregelungen in Deutschland zusammen.
Ein Tarifvertrag hingegen befasst sich mit Teilaspekten, die nicht durch die gesetzlichen Arbeitszeitregelungen abgedeckt sind. Es handelt sich um eine Vereinbarung zwischen dem Arbeitgeber oder Arbeitgeberverband und der Gewerkschaft. Diese Vereinbarung ist nur dann rechtsverbindlich, wenn sie ausdrücklich in den Arbeitsvertrag des Arbeitnehmers aufgenommen wird und muss sich auf die Bezahlung, Stunden, Disziplinarverfahren und Krankengeld beziehen. Im Wesentlichen haben die Bedingungen eines jeden Vertrags des Arbeitnehmers Vorrang, und diese sollten zu Beginn eines jeden Arbeitsverhältnisses sorgfältig gelesen werden.
Alle Arbeitnehmer in Deutschland haben Anspruch auf den gesetzlich vorgeschriebenen Mindestanspruch von 24 Arbeitstagen. Dabei wird von einer Sechs-Tage-Woche ausgegangen. Offiziell besteht der Urlaubsanspruch bei einer Fünf-Tage-Woche bei 20 Arbeitstagen.
Auch im Mutterschutz oder der Elternzeit haben Angestellte das Recht auf bezahlten Urlaub, doch dazu später mehr. Letztendlich ist der Jahresurlaub für Arbeitnehmer obligatorisch und von grundlegender Bedeutung. Er ermöglicht es Mitarbeitern, sich auszuruhen und mit mehr Kraft und neuer Energie zur Arbeit zurückzukehren. Als wissenschaftlich bewiesen gilt schon lange, dass sich die Leistung der Mitarbeiter nach der Inanspruchnahme des Urlaubs verbessert hat. Auch unbezahlter Urlaub kann hier Wunder wirken.
Du fragst Dich, wie der Urlaub und andere Abwesenheiten von Mitarbeitern geregelt werden? In unserer Linkliste findest Du weiterführende Informationen zu speziellen Arbeitsrechtsthemen:
Beschäftigte in Deutschland haben Anspruch auf mindestens 24 Urlaubstage im Jahr bei einer Sechs-Tage-Woche. Dabei gelten die Tage von Montag bis Samstag als gesetzliche Werktage, nicht zu verwechseln mit den Kalendertagen. Der Urlaubsanspruch für eine Fünf-Tage-Woche liegt offiziell bei 20 Urlaubstagen.
Oftmals nehmen Mitarbeiter für eine Woche Jahresurlaub nur fünf Arbeitstage in Anspruch, da die meisten Mitarbeiter fünf Tage pro Woche arbeiten. Samstag und Sonntag wird nicht in den Jahresurlaub miteinbezogen. Dementsprechend gehen wir von sieben Ruhetagen aus, obwohl sie nur von Montag bis Freitag arbeiten.
Je nach Bundesland können Arbeitnehmer mit rund elf Feiertagen im Jahr planen. Dazu gehören unter anderem Weihnachten, der Neujahrstag sowie Ostersonntag und -montag. Nicht weniger legen sich ihren Urlaub auch entsprechend, um Brückentage abzugrasen.
In diesem Sinne besteht keine Arbeitspflicht, sollte der Urlaubstag auf einen Feiertag fallen. Allerdings besteht kein Rechtsanspruch darauf, da einige Branchen auf einen lückenlosen Arbeitsprozess angewiesen sind. Die Mitarbeiter werden natürlich für ihre Arbeit an den Feiertagen bezahlt, genau wie an jedem anderen Tag auch. In einigen Industriezweigen kann es sein, dass Arbeitnehmer, die an Feiertagen arbeiten, eine zusätzliche Bezahlung erhalten, aber dies ist kein Rechtsanspruch.
Die Berechnung des Jahresurlaubsanspruchs für deutsche Mitarbeiter ist einfach:
Der Urlaubsanspruch aus dem Arbeitsvertrag wird durch die Anzahl der wöchentlichen Arbeitstage dividiert, um anschließend mit der Anzahl der Werktage multipliziert zu werden.
Aufgeschlüsselt an einem Beispiel:
→Beispiel:24 Urlaubstage ÷ 6 Arbeitstage x 5 Werktage = 20 Urlaubstage
Anschließend dividierst Du einfach die im Vertrag oder Tarifvertrag festgelegte Anzahl von Jahresurlaubstagen durch die 12 Monate des gesamten Jahres. Das Ergebnis zeigt Dir, wie viele Tage dem Arbeitnehmer pro Monat zustehen würden. Dann multiplizierst Du diese Zahl mit der Anzahl der bis zum Ende des Jahres verbleibenden Monate.
→ Beispiel: Bei einer Gesamtzahl von 28 Arbeitstagen im Jahr hat ein Arbeitnehmer also für jeden Arbeitsmonat Anspruch auf 2,33 Tage Jahresurlaub.
Tritt ein neuer Mitarbeiter am 1. Juli in das Unternehmen ein, so müsste er vor Jahresende 14 Tage Urlaub nehmen. Wie kommen wir zu dieser Summe? Indem man den monatlichen Jahresurlaubsanspruch mit der Anzahl der bis zum Jahresende verbleibenden Monate (in diesem Fall sechs) multipliziert. Wenn unsere Berechnungen eine ungerade Zahl ergeben, dann runden wir einfach auf die nächste ganze Zahl auf (aber niemals ab).
Unser Excel-Urlaubsplaner kann sich in Zeiten wie diesen als sehr nützlich erweisen, ermöglichen sie Dir doch, diese Berechnungen fast automatisch durchzuführen und so Fehler zu vermeiden. Der gesetzliche Anspruch auf Mindesturlaub von 20 bzw. 24 Urlaubstagen muss im laufenden Jahr von Januar bis Dezember genommen werden. Sollte ein Mitarbeiter jedoch im Lauf eines Jahres in ein Unternehmen eintreten, muss die Personalabteilung den Urlaubsanspruch für den Rest des Jahres anteilig verrechnen.
Ein Teilzeitbeschäftigter hat anteilsmäßig Anspruch auf denselben Urlaub wie Vollzeitbeschäftigte. Konkret bedeutet dies, das Arbeitnehmer, die tatsächlich auch jeden Werktag arbeiten genau den gleichen Anspruch auf Jahresurlaub haben wie Vollzeitbeschäftigte.
Dagegen errechnet sich der Urlaub bei weniger Arbeitstagen anteilig. Dazu kann der gesetzliche Urlaubsanspruch mit der entsprechenden Anzahl der Arbeitstage pro Woche multipliziert werden. Daraus ergibt sich etwa, dass bei einer Teilzeitbeschäftigung von vier Arbeitstagen in der Woche ein Anspruch von 16 Urlaubstagen besteht.
Die Formel für den Urlaubsanspruch für Teilzeitkräfte lautet:
Die Anzahl der Teilzeitarbeitstage wird durch die eigentlichen Arbeitstage im Unternehmen geteilt und anschließend mit den regulären Urlaubstagen multipliziert.
→ Beispiel: (3 Arbeitstage ÷ 5 Werktage) x 24 reguläre Urlaubstage = 14,4 jährliche Urlaubstage (das macht glatt 14 Urlaubstage in diesem Fall, da wir abrunden unterhalb der 0,5)
Laut Bundesurlaubsgesetz haben Angestellte ein Mitbestimmungsrecht am Zeitraum ihres Urlaubs. Das Personalmanagement kann nicht einfach bestimmen, wann der Urlaub zu nehmen ist. Anders sieht es beim Resturlaub aus, der bis zum Jahresende genommen werden muss. Hier kann der Arbeitgeber anordnen, bis zum Stichtag den Urlaub nehmen zu müssen.
Eine gewisse Regelung, bis wann der Urlaub beantragt werden muss gibt es dagegen nicht und hängt sicherlich von jedem Unternehmen selbst ab. Als gute Daumenregel können sich Personaler allerdings merken, dass eine Woche Urlaub mindestens eine Woche im Voraus beantragt werden sollte.
Die meisten Unternehmen haben gewisse Normen und Verfahren für den Jahresurlaub festgelegt, die im Vorfeld kommuniziert klar kommuniziert werden sollten. So vermeidest Du Konflikte und Missverständnisse. Zum Beispiel:
Die Erstellung eines Arbeitszeitplans ist oft ein einfacherer Weg, um alle Beteiligten zufrieden zu stellen.
Wann muss ich meinen Urlaub beantragen? Zum Urlaubsantrag gibt es keine gesetzlichen Regelungen. Für eine gewisse Planungssicherheit ist eine rechtzeitige Beantragung natürlich sinnvoll. Immerhin erstellen viele Personalabteilungen oftmals ihre Dienstpläne viele Woche im Voraus.
In den meisten Firmen ein Antrag von mindestens 14 Tagen vor dem Urlaubsantritt üblich. Damit geben Mitarbeiter ihren Vorgesetzten ausreichend Zeit, diesen zu genehmigen.
Eine schriftliche Benachrichtigung hierüber vermeidet Probleme in der Zukunft, wenn möglich über einen digitalen Kanal, da das System eine Bestätigung der Benachrichtigung vorhält. Wenn ein Mitarbeiter Urlaubstage beantragt, kannst Du diese Benachrichtigungen über die Kenjo HR-Software zur Verwaltung des Jahresurlaubs automatisieren. Dort können Mitarbeiter ihren Urlaub einfach in den Kalender eintragen und die Informationen stehen dem Rest des Teams zur Verfügung.
Im Allgemeinen kann das Unternehmen den Feiertags- und Urlaubskalender nach seiner Genehmigung nicht mehr ändern. Sollten jedoch bestimmte Umstände höherer Gewalt eintreten und das Unternehmen diese ordnungsgemäß rechtfertigen, kann es die erforderlichen Änderungen vornehmen.
Ab wann ist ein Urlaubsantrag genehmigt? Laut betriebsrat.de ist dies der Fall, sofern keine der folgenden Ausnahmesituationen eintrifft:
Es ist auch wichtig zu erwähnen, dass, wenn ein Unternehmen einen Arbeitnehmer bittet, während seines Urlaubs zu arbeiten, der Arbeitnehmer nicht dazu verpflichtet ist.
Definitiv nicht. Die Arbeitszeitverordnung besagt, dass ein Arbeitnehmer einen Rechtsanspruch auf Jahresurlaub hat und dass dieser nicht mit Geld abgeglichen werden kann. Dementsprechend ist der Arbeitnehmer verpflichtet, seinen Mindesturlaub auch zu nehmen.
Eine Ausnahme gibt es dann aber doch: Und zwar beim Urlaubsanspruch nach einer Kündigung. Es ist möglich, die Urlaubstage nach Kündigung auszahlen zu lassen, wenn der Mitarbeiter nicht den gesamten Jahresurlaub in Anspruch genommen hat. Der Anspruch verfällt spätestens 15 Monate nach Ablauf des Jahres, aus dem der Urlaub stammt.
Du fragst Dich jetzt, wie man die Urlaubsabgeltung berechnet? Die gebräuchlichste Methode, um den gesetzlichen Urlaubsanspruch zu berechnen, ist die Verwendung der einfachen Formel: (A ÷ B) x C.
A = Der Gesamtverdienst der letzten dreizehn Wochen
B = 65 Arbeitstage der letzten 13 Wochen zu je 5 Arbeitstagen.
C = der Urlaub, der ausgezahlt werden soll
Übrigens haben wir hier wichtige Regelungen zum Sonderurlaub aufgelistet.
Trotz der allgemeinen Regel, dass Urlaubstage, die während des Jahres, in dem sie generiert werden, nicht genutzt werden, verloren gehen, gibt es eine Ausnahme. Der Urlaubsanspruch bei langer Krankheit besteht, wenn ein Mitarbeiter längere Zeit krank ist und seinen gesetzlich vorgeschriebenen Mindesturlaub nicht nehmen kann, ist eine Übertragung möglich. Das Bundesarbeitsgericht hat im Jahr 2012 entschieden, dass Langzeitkranke bis zu 15 Monate nach Ablauf des Urlaubsjahres ihren Urlaubsanspruch geltend machen können. Während diesem Übertragungszeitraum verfällt dieser erst am 31. März des übernächsten Kalenderjahres.
Was passiert, wenn ein Arbeitnehmer während seines Urlaubs krank wird? Solange der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber seine Krankheit per ärztlichem Attest meldet, wird die Arbeitsunfähigkeit während des Urlaubs nicht auf den Jahresurlaubsanspruch angerechnet. Der Urlaub verfällt dadurch nicht.
→ Allerdings müssen die gesetzlichen Urlaubsansprüche neu geltend gemacht werden, wenn der Mitarbeiter nach seiner Krankheit in das Unternehmen zurückkehrt.
Wenn Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in Elternzeit gehen, haben die Eltern das Recht, nach Ablauf dieser Zeit ihren Urlaub zu nehmen, so dass sie die Zeit, die sie mit ihrem neuen Kind verbringen, verlängern können.
Darüber hinaus spielt neben dem besonderen Kündigungsschutz auch der Urlaubsanspruch im Mutterschutz eine entscheidende Rolle. Für den Zeitraum des Mutterschutzes muss die junge Mutter keinen Urlaub nehmen, und auch ihr Urlaubsanspruch wird nicht gemindert.
Bei Unklarheiten empfehlen wir zur Berechnung des gesetzlichen Urlaubsanspruchs im Mutterschutz diesen kostenlosen Mutterschutzrechner.
Der Jahresurlaub kann nicht kumuliert werden, und daher müssen die Arbeitnehmer den gesetzlichen Mindestanspruch von 20 Tagen pro Jahr für eine Fünf-Tage-Woche und 24 Urlaubstagen im Jahr für eine Sechs-Tage-Woche in Anspruch nehmen - wie in den Arbeitszeitvorschriften festgelegt. Andernfalls geht der Urlaubsanspruch verloren.
Allerdings kann die Tarifvertrags- oder Unternehmensleitung eine Regelung treffen, nach der die Arbeitnehmer z.B. nicht genommenen Mindesturlaub übertragen und in den ersten Monaten des folgenden Jahres bis zum 31. März nutzen können.
Prinzipiell dient der Urlaub zur Erholung des Arbeitnehmers. Nach § 8 des Bundesurlaubsgesetzes ist eine auf den Verdienst von Geld oder geldwerten Leistungen gerichtete Erwerbstätigkeit während des Urlaubs untersagt. Allerdings kann das Unternehmen seinen Mitarbeitern erlauben, eine Nebentätigkeit auszuüben, einschließlich der Arbeit während des Jahresurlaubs, kann aber auch verlangen, dass der Mitarbeiter zuvor eine Genehmigung beantragt.
Dadurch wird der Arbeitgeber auch in anderen Situationen der Nebenbeschäftigung geschützt, die die Leistung des Arbeitnehmers beeinträchtigen können (im Falle von Schwarzarbeit) oder wenn die Nebenbeschäftigung bei einem Konkurrenten erfolgt. Verstößt der Arbeitnehmer gegen die Vorgabe, können Auflagen bis hin zu Gerichtsterminen und arbeitgeberseitige Kündigung des Arbeitnehmers drohen.
Ja, es ist möglich, einen Mitarbeiter während seines Urlaubs zu entlassen. Möchte sich der Arbeitnehmer dagegen wehren, muss die Kündigung schriftlich erfolgen. Und zwar so schnell wie möglich! Die Klagefrist beläuft sich bei drei Wochen und fängt mit der wirksamen Zustellung der Kündigung an. Diese gilt als “im Briefkasten liegend”, obwohl sich der Arbeitnehmer ggf. noch im Urlaub befindet und eventuell keinen Zugriff auf seine Post hat.
Allerdings können Arbeitnehmer in diesem Fall einen Antrag auf nachträgliche Zulassung der Klage gemäß § 5 KSchG stellen. Alles was du zum Urlaubsanspruch bei einer Kündigung, und wie du diesen berechnest findest du in diesem Artikel.
Die einfachste und effizienteste Art, den Jahresurlaub der Mitarbeiter zu verfolgen ist es, den gesamten Prozess zu digitalisieren und Dein Teams einzubeziehen. Es ist an der Zeit, sich von traditionellen Excel-Tabellen und unzähligen E-Mails zu verabschieden und neuen Technologien Platz zu machen, die die Arbeit der Personalabteilungen automatisieren und erleichtern.
Wenn Personalmanager ihre Prozesse mit einer Software zum Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement automatisieren, geben sie ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, über einen einzigen Kanal Urlaubstage zu beantragen. HR-Profis können eine personalisierte Genehmigungsrichtlinie so erstellen, dass sie oder der jeweilige Vorgesetzte eine Benachrichtigung zur Genehmigung des Antrags erhält. Ebenso können sie überprüfen, welche Teammitglieder zu bestimmten Terminen arbeiten und welche im Urlaub sind. Dadurch können Personaler schnell und jederzeit sicherstellen, dass genügend Deckung vorhanden ist.
Wir empfehlen zwar, Excel endgültig in die ewigen Jagdgründe der alten Arbeitswelt zu legen. Dennoch bieten wir diese Excel-Vorlage zur Urlaubsverwaltung von Mitarbeitern an, um Dir bei der Organisation des Jahresurlaubs Deines Unternehmens zu helfen. Dadurch können Personalabteilungen effizienter arbeiten und sich auf den nächsten Schritt in Richtung Management-Software vorbereiten.
Du bist bereit für den nächsten Schritt und willst die Arbeit Deiner Abteilung vollständig optimieren? Dann ist Kenjo die beste Option. Unser Tool bietet ein spezifisches Modul für die Urlaubsverwaltung und das Abwesenheitsmanagement, mit dem Du Deine Arbeit von Anfang an digitalisieren und bis zu 40 % der für Verwaltungsaufgaben aufgewendeten Zeit einsparen kannst.
Bis vor kurzem war die Verwendung eines Excel-Urlaubsplaners für Mitarbeiter die am häufigsten verwendete Methode. Alle Urlaube, Krankheitstage, Mutterschutz, Elternzeiten usw. Deiner Mitarbeiter können in einer einfachen Tabelle zusammengestellt werden.
Die Personalleiter sammeln diese Informationen über E-Mail-Benachrichtigungen von Mitarbeitern und geben diese dann in einer Excel-Tabelle ein. Der Prozess ist dabei ist jedoch komplett manuell und störanfällig. Man kann zwar automatisierte Formeln erstellen, die verbleibende Resturlaubstage berechnen, aber Du kommst nicht an der Eingabe per Hand vorbei.
Eine Software zur Urlaubsverwaltung und Abwesenheitsmanagementdigitalisiert und vereinfacht die Arbeit einer Personalabteilung und bietet Dir viele Vorteile, mit denen Excel unmöglich mithalten könnte.
Abwesenheitskalender für ganze Teams
Gerade in der Hochsaison ist es wichtig auf einen Blick zu sehen, wer arbeiten wird. Damit stellst Du sicher, dass Deine Arbeitsabläufe nicht beeinträchtigt werden. Ebenso werden die Daten in Echtzeit aktualisiert.
Sichtbarkeit der Abwesenheitshistorie
Du kannst die Abwesenheitshistorie aller Mitarbeiter mühelos anhand einer Farbkodierung visualisieren, so dass die Gründe für die Abwesenheiten wir Krankenstand oder Urlaub leicht zu erkennen sind.
Genehmigung automatisieren
Mit digitalisierten Urlaubsgenehmigungsverfahren reduzierst die Anzahl der E-Mails in Deinem Posteingang. Du kannst Genehmigungsrichtlinien erstellen, so dass z.B. Manager die Jahresurlaubsanträge von Teams genehmigen können, bevor sie an die Personalabteilungen gesendet werden.
Warnmeldungen und Benachrichtigungen
Du wirst immer darüber informiert, wenn ein Arbeitnehmer seinen Urlaubsanspruch überschritten hat oder wenn er mehrere Tage lang der Arbeit fernbleibt. Die Software arbeitet Dir zu und ermöglicht es Dir so, mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben aufzuwenden.
Automatische Berichte pro Mitarbeiter, Team oder Unternehmen
Eine Abwesenheitsmanagement-Software sammelt alle darin enthaltenen Informationen und erstellt automatisch wertvolle HR-Berichte für die Personalabteilung. Du kannst diese auch nach Mitarbeitern, Teams oder sogar dem gesamten Unternehmen filtern. Damit bereitest Du alles kinderleicht auf und findest schnell und unkompliziert heraus, was Du wissen musst, um zukünftig bessere Entscheidungen zu treffen. Zum Beispiel: die Monate des Jahres mit den wenigsten Abwesenheiten, der am häufigsten fehlende Mitarbeiter usw.
Digitalisiere Deine Personalabteilung
Um den Personalbereich zu digitalisieren, muss Dein Unternehmen auf eine schnelle Integration in die digitalen Welt setzen. Dadurch werden Prozesse wie die Arbeitszeit- und Anwesenheitserfassung wesentlich optimiert.
Kenjo ist eine HR-Software zur Verwaltung von Jahresurlaub und Abwesenheit, die diese Aufgaben digitalisiert, automatisiert und optimiert. Kenjo hilft:
den Genehmigungsprozess von Jahresurlaub und Abwesenheiten zu erleichtern.
Personalisierte Genehmigungsrichtlinien zu erstellen.
Überlappende Anträge auf einen Blick einzusehen.
Personalisierte Urlaubsrichtlinien zu erstellen.
Abwesenheiten und Urlaub mit dem Kalender synchronisieren.
Mitarbeitern und Managern Zugriff auf die Urlaubsplaner ihrer Teams zu geben.
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