Guía para calcular las vacaciones de tus empleados

Te ofrecemos esta sencilla calculadora para que calcules cuántos días de vacaciones te corresponden al año por día trabajado. Solo tienes que rellenar los campos para obtener el resultado.

Calcular las vacaciones de la plantilla puede suscitar dudas, sobre todo cuando las normativas cambian o se dan circunstancias que se salen de lo habitual. Saber cómo gestionar las vacaciones de los empleados es una de las tareas fundamentales de los responsables de RRHH. Por ejemplo:

El Estatuto de los Trabajadores es la ley que regula el derecho laboral a nivel estatal junto con el Convenio Colectivo de cada sector y el contrato de trabajo que firma cada empleado. Entre todos estos textos se establecen los límites y condiciones de cualquier relación profesional.

Este vídeo resume algunos de los puntos más importantes de la regulación de las vacaciones en España:

El Convenio Colectivo, por su parte, entra en profundidad en aspectos que no aparecen en el Estatuto de los Trabajadores como, por ejemplo, los días que corresponden a un trabajador en caso de enfermedad grave de un familiar. Es, por tanto, una norma jurídica de obligado cumplimiento que aplica para un determinado ámbito territorial y sector profesional. De tal modo que el contrato de trabajo nunca puede establecer condiciones contrarias a éste documento. 

En el caso de los empleados públicos o funcionarios, estos tienen también 30 días naturales (22 hábiles) al año aunque, además, cuentan con 6 jornadas más de asuntos propios que pueden ir aumento según los trienios. Del mismo modo, el Estatuto del Empleado Público, al igual que los convenios colectivos de muchos sectores, reconocen vacaciones o días libres en circunstancias específicas con el objetivo de facilitar la conciliación familiar. Por ejemplo, en caso de enfermedad de familiar en primer grado de consanguineidad o por cambio de domicilio.

En definitiva, las vacaciones son obligatorias y fundamentales para el trabajador. Estos días le permitan descansar y volver a su actividad con más energía. De hecho, un estudio indica que por cada 10 horas de vacaciones que recibe un empleado mejora su desempeño en un 8%. Por lo tanto, todas las partes salen ganando.

• Estatuto de los Trabajadores
• Buscador de convenios colectivos
• Real Decreto-ley sobre relaciones de trabajo
• Recopilatorio del Código laboral y de la Seguridad Social (¡muy útil!)
• Estatuto del Empleado Público

Para hacer el cálculo de los días de vacaciones hay que partir de la base de que a todo trabajador le corresponden, como mínimo, 30 días naturales al año. Es decir, un mes completo. Sin embargo, muchas empresas cuentan sólo los hábiles o laborables. En este caso, lo habitual y equivalente es tener 22 días hábiles al año.

Para saber cuántas jornadas corresponden a un trabajador y cómo las cuenta la empresa solo hay que mirar el contrato de trabajo donde debe aparecer especificado.

Días naturales vs días hábiles

Los días naturales son los 365 días del año, sin importar si es festivo o fin de semana. En el caso de que la empresa utilice este sistema, para calcular los días que consume un empleado de vacaciones, se comienza a contar desde el primer día en el tendría que ir a trabajar y no lo hace hasta la jornada previa a su incorporación. 

En el caso de los días hábiles (de lunes a viernes), lo habitual es tener 22 de vacaciones al año. Mediante este sistema solo se contabilizan aquellas jornadas en las que el empleado debería acudir a su puesto de trabajo pero no lo hace. En el ejemplo anterior, en cualquiera de los dos casos, solo se descontará un día de vacaciones.

Lo habitual, como hemos dicho, es tener 30 días naturales o 22 hábiles de vacaciones al año. Es decir, desde enero a diciembre. Sin embargo, cuando un trabajador se incorpora entre medias habrá que calcular cuántos días de descanso le corresponden proporcionalmente. 

El cálculo de vacaciones proporcionales en España es muy sencillo. Tan solo hay que dividir el total de los días que por contrato o convenio tiene derecho a disfrutar cada empleado entre los 12 meses del año. La cifra resultante son los días de vacaciones que le corresponden por cada mes trabajado. Con esto, solo que tenemos que multiplicar por los meses que faltan hasta el final del año. 

Por lo tanto:

• Con 30 días de vacaciones naturales corresponden 2,5 días de vacaciones por mes trabajado.
• Con 22 días de vacaciones hábiles corresponden 1,8 días de vacaciones por mes trabajado. 

Si un empleado se incorpora el 1 de julio a la empresa, podrá disfrutar de 15 días de vacaciones naturales o 11 días de vacaciones hábiles. ¿Cómo hacemos este cálculo? Multiplicando los días que le corresponden de vacaciones por mes trabajado por los meses que faltan para el final del año (en este caso son 6). Si al hacer la operación no obtenemos un número entero, se suele redondear hacia arriba. 

Estas son las operaciones exactas: 

• (30 / 12) * 6 = 15 días de vacaciones naturales. 
• (22 / 12) * 6 = 11 días de vacaciones hábiles.

Contar con una plantilla de vacaciones en Excel resulta muy útil en estos casos ya que te permitirá realizar estas mismas operaciones de manera casi automática, evitando errores o descuidos.

Cálculo de vacaciones para trabajadores a tiempo parcial

Un trabajador con un contrato a tiempo parcial tiene derecho al mismo día de vacaciones que un compañero a jornada completa. Podrá disfrutar de 30 días naturales de descanso o 22 hábiles aunque recibirá su salario habitual por valor de media jornada.

Cálculo de vacaciones en contratos por horas

Los empleados contratados por horas también tienen derecho a los mismos días de vacaciones manteniendo su sueldo habitual. 

Las vacaciones deben de establecerse siempre de mutuo acuerdo entre empleado y empleador. Es decir, ninguno puede decidir de forma unilateral. En el caso de que no haya un acuerdo, habrá que recurrir a un mediador y su decisión será irrevocable.

Lo que sí establece el Estatuto de los Trabajadores es que al menos uno de los períodos de descanso del empleado será, obligatoriamente, de al menos dos semanas ininterrumpidas. Y muchos Convenios Colectivos obligan a que este descanso se disfrute durante los meses de julio y agosto o diciembre y enero.

En muchas empresas, también, para evitar conflictos se establecen ciertas normas para negociar las vacaciones. Por ejemplo:

• Criterio de adjudicación por antigüedad lo que da preferencia a los más veteranos a elegir primero cuándo quieren disfrutar de sus vacaciones.
• Número de trabajadores que pueden irse de vacaciones a la vez estableciendo un máximo para que la actividad no se vea afectada.
• Turnos de vacaciones para que determinadas áreas no se queden sin un especialista.

Así resulta mucho más sencillo establecer un calendario laboral que satisfaga a todas las partes.

El empleado deberá conocer el calendario de vacaciones y las fechas que le corresponden con al menos dos meses de antelación a la fecha de su disfrute, aunque el Convenio Colectivo puede fijar un plazo superior.

Es importante, además, enviar la notificación por escrito para evitar problemas a posteriori. Si es a través de un canal digital mejor que mejor ya que su envío queda registrado en un sistema. A través del software de gestión de vacaciones Kenjo podrás automatizar el envío de notificaciones cuando un empleado solicite sus días libres y estos quedarán registrados en un calendario al que tendrá acceso el resto del equipo.

Por lo general, la empresa no puede cambiar el calendario de vacaciones una vez haya sido aprobado. Sin embargo, si surgen motivos de fuerza mayor (como cuestiones de producción o negocio) y estos están debidamente justificados la compañía puede hacer las modificaciones necesarias.

En el caso del trabajador, este podrá realizar cambios ante circunstancias imprevistas siempre y cuando esto no perjudique a la empresa y ambas partes se pongan de acuerdo.
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En este apartado también cabe señalar que si la empresa pide a un trabajador incorporarse a su puesto durante su periodo de vacaciones, éste no está obligado a hacerlo. Sin embargo, si la urgencia es de fuerza mayor, sí que deberá acudir ya que un juez podría considerar que la solicitud está justificada.

Rotundamente, no. El Estatuto de los Trabajadores prohíbe expresamente sustituir el disfrute de las vacaciones por una compensación económica. Como hemos dicho más arriba, es un derecho y una obligación de los trabajadores el descansar (al menos) 30 días naturales al año. 

Sin embargo, existentres excepciones reconocidasen las que la empresa puede tener que devolver en dinero las jornadas pendientes de disfrute. Estas son: 
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1. Finalización del contrato
Cuando la relación contractual llega a su término antes de haber disfrutado de los días libres correspondientes, es necesario liquidar las vacaciones del empleado. Es decir, la empresa deberá calcular la compensación económica proporcional a las jornadas pendientes en base a su salario y los meses del año trabajados hasta la fecha de cese del contrato. Esta cantidad se incluirá dentro de lo que se conoce como “finiquito”. 
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2. Contratos ETT inferiores a un año
Los trabajadores con contratos ETT cobran por adelantado sus vacaciones en la nómina por la “volatilidad” de su empleo. Si, luego, disfrutan de sus vacaciones la única diferencia es que durante esos días no recibirán esa parte del sueldo.
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3. Jubilación tras incapacidad laboral
Cuando un trabajador se jubila inmediatamente después de una incapacidad laboral que le ha impedido disfrutar de sus vacaciones, tiene derecho a cobrar esos días. 
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¿Cómo calcular el pago de vacaciones no disfrutadas? Primero debes hallar el sueldo mensual del empleado, incluyendo salario base, complementos y un prorrateo de las pagas extraordinarias (de haberlas). Después divides entre 30 para averiguar el salario diario. 

A continuación haz una regla de tres con los días de vacaciones no disfrutados y divides entre 360 para obtener los días que corresponden por año trabajo. Por último, multiplica el resultado por el salario de cada día trabajado y obtendrás la cifra a pagar por las vacaciones no disfrutadas. 

Las vacaciones no son acumulables por lo que, cada año, los trabajadores deben disfrutar de los 30 días naturales que garantiza el Estatuto de los Trabajadores. Sino, se pierden. 
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Si bien es cierto que dependiendo del Convenio Colectivo o de la dirección de la empresa es posible llegar a otro tipo de acuerdo en los que el empleado puede disfrutar de los días pendientes, por ejemplo, durante los primeros meses del año.

A pesar de que la norma general es que las vacaciones que no se disfrutan en el año en el que se generan se pierden, existe una excepción. En el caso de que un trabajador se encuentre de baja, éste podrá disfrutar de sus vacaciones incluso después de que el año natural haya terminado siempre y cuando no hayan transcurrido más de 18 meses desde el mes en el que se generaron.

En el caso de bajas por maternidad o paternidad, los padres tienen derecho a disfrutar de sus vacaciones después del permiso y así prolongar el tiempo que pasan atendiendo a su hijo. 

¿Y si el trabajador enferma durante las vacaciones? Estas se verán interrumpidas y podrá disfrutar de ellas cuando esté recuperado.

El Estatuto de Trabajadores indica que no es posible prestar servicios a la propia empresa durante el periodo de vacaciones; sin embargo, no dice nada si el trabajo es para otra compañía. 
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Por si  quedaban dudas al respecto, en 2003 una sentencia del Tribunal Constitucional permitía a un trabajador prestar sus servicios a otra empresa durante sus vacaciones al considerar que éste era libre de hacer lo que quisiera en su tiempo libre, siempre y cuando no haya competencia desleal. 
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Es importante, eso sí, tener en cuenta que en el contrato a veces se pueden introducir cláusulas de exclusividad que impidan al trabajador prestar sus servicios a otras empresas.

Sí, es posible despedir a un trabajador mientras se encuentra de vacaciones. Este debe ser notificado por escrito (normalmente a través de un burofax para garantizar que lo recibe), comunicar los hechos que lo motivan y la fecha en la que se hará efectivo.  En este caso pueden darse dos situaciones:

• Que la fecha en la que se hace efectivo sea posterior al fin de las vacaciones en cuyo caso la extinción del contrato tendrá lugar el día que se indica.
• Que la fecha esté comprendida dentro de las vacaciones. En tal caso se pondrá fin al contrato cuando se terminen los días de descanso.

Para llevar al día las vacaciones de la empresa lo más sencillo y efectivo es digitalizar todo el proceso e implicar a todo el equipo. Ha llegado el momento de huir de la clásica hoja de Excel y los emails, para dejar paso a los softwares de vacaciones y ausencias que automatizan y simplifican la labor del departamento de RR. HH. 
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Con un programa de gestión de vacaciones podrás automatizar los procesos y darle la oportunidad al empleado de solicitar sus días libres a través de un único canal. Podrás configurar una política de aprobación personalizada de manera que tú o el manager recibáis una notificación para validar los días. Del mismo modo, podrás ver de un vistazo qué personas del equipo estarán activas en esas fechas para garantizar unos recursos mínimos.
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Aunque recomendamos prescindir de Excel y apostar por la digitalización, te ofrecemos una plantilla de Excel para que mantengas el orden en la gestión de vacaciones de tu empresa. Esta te permitirá empezar a trabajar de una forma más eficiente antes de dar el paso a los softwares de gestión.
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Si, en cambio, prefieres optimizar al máximo el trabajo del departamento tu mejor opción es Kenjo. Nuestra herramienta cuenta con un módulo específico para la gestión de vacaciones y ausencias que te permitirá digitalizar de principio a fin esta labor y ahorrar hasta un 40% del tiempo que dedicas a tareas administrativas.

Llevar un seguimiento de vacaciones y ausencias con Excel

Tener una plantilla de vacaciones en Excel era de lo más común hasta hace poco. En una sencilla hoja de cálculo se recogen los días de vacaciones, ausencias por enfermedad, bajas por maternidad o paternidad…, pero hoy en dia existen mejores formas de organizar las vacaciones de los empleados.
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Para recopilar esta información, el responsable de Recursos Humanos recibe por email los avisos de los empleados y los traslada después a la hoja de Excel. Este proceso se realiza de forma totalmente manual. En ocasiones, si el nivel de conocimientos de Excel es elevado, es posible realizar fórmulas que calculen automáticamente el número de días de vacaciones restantes de cada trabajar.

Los softwares de gestión de ausencias y vacaciones digitalizan y simplifican el trabajo de Recursos Humanos y ofrecen ventajas con la que el Excel no puede competir.

Kenjo es un software de gestión de vacaciones y ausencias diseñado para digitalizar, automatizar y optimizar esta labor. Con el podrás:

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