Leitfaden zur Auswahl einer HR-Software

Bei einer HR-Software handelt es sich um eine digitale Komplettlösung, mit der die täglichen Aufgaben einer Personalabteilung verwaltet und optimiert werden können und mit der sich Unternehmensziele leichter erreichen lassen.

Ebenso führt die Verwendung einer Online-HR-Software in der Regel zu einer enormen Zeitersparnis, da Prozesse automatisiert werden. Gleichzeitig verbessern sich die Ressourcenplanung und -organisation von Mitarbeitern, Zeit und Budgets.

Ein weiterer Pluspunkt ist die verbesserte Entscheidungsgrundlage: Mit einer HR-Software lassen sich beispielsweise Dienstpläne leicht im Voraus planen und Mitarbeiter entsprechend der Arbeitsbelastung einstellen.

HR-Software soll Personalabteilungen bei ihren täglichen Aufgaben unterstützen, indem es Arbeitsabläufe automatisiert, Informationen aufbereitet und automatische Berichte erstellt. Obendrein können Personaler und Mitarbeiter von überall und mit jedem Gerät auf die HR-Cloud-Software zugreifen.

Der Hauptvorteil einer Personalverwaltungssoftware besteht darin, dass sie all diese Funktionen in einer einzigen Plattform integriert. Darüber hinaus verknüpft die Software sämtliche Daten, aktualisiert diese fortwährend und stellt sie dem Team in Echtzeit zur Verfügung.

Natürlich stellt ein kleines Unternehmen andere Anforderungen an eine HR-Software als ein großer Konzern, aber die Vorteile von HR-Softwaresystemen sind die gleichen. Schauen wir uns diese einmal genauer an:

1. Erhöhte Leistungsfähigkeit des Personalmanagements

Einer der unmittelbaren Vorteile einer HR-Management-Software besteht darin, dass dadurch Personalabteilungen effizienter arbeiten. Wiederkehrende und leicht zu bewältigende Aufgaben können automatisiert werden. Andere HR-Aufgaben, wie Urlaubsgenehmigungen und Freistellungen, können über die Plattform selbst an Teamleiter delegiert werden. Laut einer Studie von KPMG aus dem Jahr 2019 empfanden 88 Prozent der Personalverantwortlichen die Investition in die Digitalisierung ihrer Aufgaben als lohnenswert.

2. Verbesserte Mitarbeitererfahrung

Dank neuer technologischer Fortschritte haben wir uns daran gewöhnt, unsere Mobiltelefone in so gut wie allen Bereiche einzusetzen. Dementsprechend ist es völlig normal, dass Mitarbeiter ihr Handy für die Urlaubsbeantragung, die Lohn- und Gehaltsabrechnung oder für ihre Zeiterfassung benutzen möchten.

Zudem verbessert HR-Software für kleine Unternehmen die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern und der Abteilung. Schließlich handelt es sich um einen neuen Kommunikationskanal, über den beide Parteien Anfragen, Benachrichtigungen usw. versenden können.

3. Effizientere Ressourcenverteilung und Geld einsparen

Die Investition in eine HR-Cloud-Software bedeutet zunächst einmal auch die Finanzierung der Lizenzkosten. Mittel- bis langfristig bietet eine solche Datenbank jedoch eine effizientere Ressourcenverteilung und Zeitersparnis - für Personalabteilungen und das gesamte Unternehmen. Personaler können durch HR-Software wie Kenjo bis zu 40 Prozent ihrer Zeit für administrative Aufgaben einsparen.

4. Bessere Entscheidungsgrundlagen

Personalabteilungen arbeiten mit einer riesigen Datenmenge. Dennoch bleibt ihr enormes Know-how oft ungenutzt, weil sie nicht über die entsprechenden Werkzeuge und Kenntnisse verfügen.

HR-Software unterstützt Personaler beim Erstellen, Recherchieren und Analysieren von Reports und Berichten über die wichtigsten Kennzahlen des Unternehmens. Auf diesem Weg können sie schnell und einfach eine andere Herangehensweise testen und infolgedessen zeitnahe und genaue Entscheidungen treffen.

5. Einhaltung von Datenschutzbestimmungen

Online-HR-Software wird permanent mit den neuesten Datenschutzbestimmungen aktualisiert und vereinfacht demzufolge die Arbeit von Personalabteilungen um einiges. Diese Systeme wenden alle erforderlichen Sicherheits- und Schutzmaßnahmen an und erfragen die zur Speicherung und Nutzung von Unternehmens- und Mitarbeiterdaten erforderlichen Berechtigungen.

6. Erhöhte Datensicherheit

Viele Unternehmen speichern nach wie vor die persönlichen Daten ihrer Mitarbeiter in Form von Akten. Das entspricht nicht mehr den gängigen Sicherheitsvorschriften. Im Gegensatz dazu schützt Cloud-basierte Software diese Informationen vor Diebstahl, Feuer und Überschwemmung. Sie beinhaltet auch komplexe und ausgeklügelte Verschlüsselungssysteme, die mögliche Cyberattacken verhindern.

Unser Test hilft Dir bei der Einschätzung der aktuellen Situation in Deiner Personalabteilung und zeigt Dir, ob Du eine HR-Software brauchst, die Dich bei Deiner täglichen Arbeit unterstützt. Viel Spaß dabei!

Cloud-basierte Software hat in den letzten Jahren ein nicht mehr aufzuhaltendes Wachstum erlebt, insbesondere im durch das Remote-Arbeit gekennzeichnete Jahr 2020. Einem Artikel von Forbes zufolge werden bis zum Jahr 2021 32 Prozent der IT-Budgets für cloudbasierte Dienste aufgewendet werden.

Somit bietet die Cloud entsprechende Lösungen für spezifische Probleme und Geschäftsanforderungen. Dazu gehört natürlich auch Software für das Personalwesen, die sich gegenüber Office-basierten Lösungen durchgesetzt hat.

‍Die Unterschiede liegen hier im Detail. Zunächst einmal ist die Installation cloudbasierter Software auf dem Computer nicht zwingend erforderlich. Sie beanspruchen weder einen Speicherplatz noch besteht die Gefahr, dass Informationen verloren gehen, wenn das Gerät während der Benutzung ausfällt.

In diesem Zusammenhang sind die vielfältigen Zugriffsmöglichkeiten ein weiterer entscheidender Faktor. Während auf Office-basierten Programmen nur über den Computer zugegriffen werden kann, auf dem sie installiert sind, ist der Zugang zur Cloud von jedem internettauglichem Gerät aus möglich.

Sicherheit ist ein weiterer Unterscheidungsfaktor. Im Büro ist der Benutzer für die Sicherung und den Schutz der Informationen verantwortlich. Mit den heutigen Software-Plattformen haben die Anbieter Zugang zu einer Vielzahl von technologischen Ressourcen, sodass sie die Verantwortung für die Gewährleistung der Sicherheit Ihrer Daten übernehmen.
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HR-Softwaresysteme sind im Allgemeinen kostengünstiger, einfacher zu implementieren, und neue Versionen müssen nicht manuell installiert werden.

Zusammenfassend lässt sich also sagen, dass eine Cloud-basierte Plattform:

• Keine Installation erfordert
• Einfach zu implementieren und benutzerfreundlich arbeitet
• Von jedem Gerät mit Internetanschluss genutzt werden kann
• Weitaus sicherer ist

Für Personalabteilungen stehen eine breite Palette von HR-ERP-Systemen zur Auswahl. Dort finden sich zum Beispiel konkrete Angebote für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, Zeiterfassung, Personalbeschaffung und viele andere Funktionen - entweder als Einzelangebot oder integrierte Komplettlösung.

Bei derart vielen Anbietern fällt die richtige Auswahl schwer. Als wichtigster Ausgangspunkt gilt es, die Unternehmensgröße zu berücksichtigen. Immerhin unterscheiden sich die Anforderungen des Personalmanagements je nach Anzahl der Mitarbeiter erheblich. Der richtige Zeitpunkt und die Wahl des besten Tools sind entscheidend, um nicht in eine wenig genutzte Lösung zu investieren oder die Gelegenheit zur Optimierung und Verbesserung der Abteilungsabläufe zu verschlafen.

Diese Abbildung von softwareadvice zeigt eine Reihe von nützlichen Funktionen für Personalabteilungen, je nachdem, in welcher Phase der Entwicklung, des Wachstums oder der Optimierung sich Unternehmen befinden.

Personalinformationssysteme (HRIS)

Ein Personalinformationssystem, oder HRIS-Software im Englischen, kombiniert eine Reihe nützlicher Funktionen, um die tägliche Arbeit von Personalabteilungen zu erleichtern. Zum Beispiel

• Abwesenheitsmanagement
• Mitarbeiterportal
• Recruiting- und Auswahlverfahren
• Berichte und Analysen

Diese Art von Programmen zielen darauf ab, interne Prozesse zu digitalisieren, insbesondere die Daten und Dokumentationen, mit denen Personaler täglich arbeiten. Dadurch wird sichergestellt, dass Informationen geschützt und auf einer einzigen Plattform miteinander verknüpft sind. Das erleichtert die Arbeit eines HR-Teams erheblich erleichtert.

Human Capital Management System (HCM)

Eine Software zur Verwaltung des Humankapitals, oder kurz HCM, unterstützt beim Recruiting, Verwalten und Optimieren der Personalressourcen eines Unternehmens. Ein derartiges Tool hilft bei der Steigerung des Engagements, der Produktivität und des Unternehmenswertes.

Mit anderen Worten: Eine HCM-Software integriert Funktionen, die in direktem Zusammenhang mit der Personalverwaltung stehen, und stellt den Menschen in den Mittelpunkt.

Diese Art von Software wurde beispielsweise entwickelt, um Onboarding-Prozesse zu planen und zu implementieren, Mitarbeiterleistungen zu bewerten oder Schulungsprogramme und interne Entwicklung zu handhaben.

Personalmanagementsysteme (HRMS)

Personalverwaltungssysteme (HRMS) dienen der Verwaltung, Digitalisierung und Automatisierung aller HR-Prozesse. In diesem Sinne tragen sie dazu bei, die Arbeit und Bedürfnisse der Mitarbeiter zu prüfen, Informationen zu speichern und diese für Analysen und Entscheidungen zu nutzen.

HRMS-Programme bieten die umfassendsten Systeme auf dem Markt, da sie praktisch sämtliche Funktionen enthalten, die Personalmanager zur Mitarbeiterverwaltung des Unternehmens benötigt.

Gibt es einen Unterschied zwischen diesen drei verschiedenen Arten von Software?
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Dieser besteht hauptsächlich in den Funktionen und verschiedenen Dienstleistungen. HR-Experte Mark Maiorino veranschaulicht dies in der folgenden Darstellung:

Wenn es um die Digitalisierung einer Personalabteilung und die Wahl einer geeigneten Personalverwaltungssoftware geht, ist eine "All-in-One"-Lösung die beste Wahl. Oder besser gesagt, eine Komplett-Plattform, die so viele Aufgaben wie möglich abdeckt. Das bedeutet eine erhebliche Zeiteinsparung für das Team, damit es sich auf strategisch wichtigere Fragen konzentrieren kann.

Werfen wir im Folgenden einen Blick auf einige der wichtigsten Merkmale:

Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung

Wenn die richtigen Tools fehlen, wird das Abwesenheits- und Urlaubsmanagement leicht zueiner der eintönigsten Aufgaben von Personalabteilungen. Üblicherweise versenden Mitarbeiter zig E-Mails, um ihren Urlaub zu beantragen, Abwesenheiten zu melden oder entsprechende Genehmigungen zu erteilen. Diese Vorgehensweise ist nicht nur fehleranfällig, sondern auch unwirtschaftlich. Abwesenheits- und Urlaubsverwaltungssoftware hingegen zentralisiert all diese Anträge und optimiert die internen Prozesse.

Abwesenheitskalender

Sobald Daten wie Abwesenheiten, Urlaub, Krankheit oder Mutterschafts- und Vaterschaftsurlaub im System gespeichert sind, generiert das System automatisch einen Kalender, in dem Personaler sehen können, wer an einem bestimmten Tag tatsächlich arbeitet. Diese übersichtliche, bildliche Zusammenfassung hilft bei der Entscheidung, ob in einem Bereich zusätzliche Unterstützung benötigt wird oder Urlaubstage aufgrund von Personalmangel nicht genehmigt werden kann.

Abwesenheitsanträge von einem beliebigen Gerät

Von jedem Gerät aus können Mitarbeiter ihre Abwesenheiten der Personalabteilung und ihrem direkten Vorgesetzten mitteilen. Sollte also in letzter Minute etwas passieren, können sie rasch und einfach das Unternehmen benachrichtigen.
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Funktionen wie die Abwesenheitsmanagement-App von Kenjo bieten die Möglichkeit, von jedem Gerät aus Abwesenheitsgenehmigungsprozesse zu erstellen. Personalmanager können sogar doppelte Validierungsprozesse erstellen, wenn zwei Personen Anträge von Mitarbeitern genehmigen müssen.

Genehmigung von Abwesenheitsanträgen

Ebenso kann der für die Genehmigung von Urlaubs- und Abwesenheitsanträgen zuständige Angestellte automatisch über sein Mobiltelefon oder Computer reagieren. Es sind also keine endlosen E-Mails oder Telefonanrufe mehr nötig, da die gesamte Kommunikation über eine Plattform erfolgt.

Synchronisierte Abwesenheiten in allen Kalendern

Wer hat in den letzten beiden Augustwochen Urlaub beantragt und welche Mitarbeiter wollen Ostern frei haben? Die Möglichkeit, jederzeit zu überblicken, welche Mitarbeiter jeweils Urlaub haben werden, ist für die Planung und Koordination des Teams extrem hilfreich. Aus diesem Grund arbeiten viele Personalverwaltungssysteme mit Kalendern wie Google oder Microsoft zusammen, um diese Informationen über die gängigen Apps auszutauschen.

Zeiterfassungssoftware für Mitarbeiter

Alle deutschen und europäischen Unternehmen sind seit seit einem EU-Urteil zur Arbeitszeiterfassung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) im Mai 2019 dazu verpflichtet, Buch über die Arbeitszeiten jedes Mitarbeiters zu führen. Diese Regeln dienen dazu, die Anzahl der Arbeitsstunden der Beschäftigten zu begrenzen und sicherzustellen, dass sie für geleistete Überstunden auch bezahlt werden. Dabei steht es dem Unternehmen frei, für welches Zeiterfassungssystem es sich letzten Endes entscheidet. Hier kommt eine Personalsoftware mit Zeiterfassung-Funktionen ins Spiel.
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Was sind eigentlich Mitarbeiter-Zeiterfassung-Apps, und warum sollten Personaler diese verwenden?
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Dank Zeiterfassung-Apps können Mitarbeiter problemlos von jedem Gerät aus ein- und ausstempeln und Personalabteilungen werden automatisch mit diesen Informationen versorgt. Ebenso kann das Team mit dieser Software Mitarbeiter erfassen, die zusätzliche Überstunden eingelegt haben, Abwesenheiten tracken oder bestimmte Bereiche ausfindig machen, die möglicherweise mehr Personal und Unterstützung benötigen.
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Die Kenjo-App zur Mitarbeiter-Zeiterfassung bietet alle erforderlichen Funktionen zur Einhaltung des Arbeitsrechts und zur Kontrolle der Mitarbeiteran- und abwesenheit - unabhängig vom Standort der Mitarbeiter. Die beliebtesten Merkmale der Personalverwaltungssoftware von Kenjo sind:

Digitale Zeitmessung von allen Gerät

Durch das digitale Ein- und Ausstempeln von jedem beliebigen Gerät aus können sich Mitarbeiter unabhängig von ihrem Standort jederzeit an- und abmelden - egal ob sie im Homeoffice arbeiten oder mobil im Kundendienst unterwegs sind. Weiterhin ermöglicht die GPS-Technologie auch die Standortermittlung der Mitarbeiter zum Zeitpunkt des Stempelns.

Sämtliche Angaben werden in der HR-Software aufgezeichnet, sodass das Personalbüro diese Infos bei Bedarf überprüfen kann. Ebenso werden die Daten in Übereinstimmung mit der europäischen Gesetzsprechung vier Jahre lang gespeichert.

Überstundenausgleich

Wie bereits erwähnt, soll das Gesetz sicherstellen, dass Arbeitnehmer für geleistete Überstunden auch bezahlt werden. Durch die ausführliche Aufzeichnung der Arbeitszeiten durch die Software wird sichergestellt, dass Lohn- und Gehaltsabrechnungen korrekt sind und der Überstundenausgleich gegen Urlaubszeiten wesentlich leichter zu handhaben ist.

Praxisbeispiel unserer Software

Zeiterfassung dank QR-Code

Herkömmliche biometrische Lesegeräte mit Fingerabdrücken oder Magnetstreifenkarten gelten in Zeiten von Covid-19 als nicht mehr sicher. Bisher wurden in Deutschland keine offizielle Gesetzgebung umgesetzt, aber Gewerkschaften und Betriebsräte sind die richtigen Ansprechpartner für die Beratung zu berührungsempfindlichen Stempelgeräten.

Die sicherste und sinnvollste Alternative ist das Ein- und Ausstempeln mit einem einfachen Foto oder QR-Code per Handy.

Performance Management-System

Die gute alte Mitarbeiterbewertung ist bereits schon lange nicht mehr zeitgemäß. Laut dem Gabler Wirtschaftslexikon ist die “Personalbeurteilung die planmäßige und systematische Beurteilung von Mitgliedern der Organisation durch Vorgesetzte, häufig in regelmäßigen Zeitabständen (i.d.R. ein Jahr). Bewertet wird die Leistung und/oder das Verhalten und/oder die Persönlichkeit.”
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Ziel ist es, herauszufinden, wie produktiv ein Mitarbeiter ist und ob seine oder ihre zukünftige Leistung verbessert werden könnte. Diese Methode wird heute insbesondere eingesetzt, um das Mitarbeiterwachstum und -entwicklung zu fördern und gleichzeitig sicherzustellen, dass die Unternehmensziele erreicht werden. Es handelt sich also um ein wichtiges Verfahren, das so objektiv und konsequent wie möglich entwickelt und umgesetzt werden muss.
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Letztlich sollen Performance Reviews Mitarbeiter motivieren und dafür sorgen, dass sie in ihren täglichen Aufgaben effizienter werden. Obwohl sich die Leistungsfähigkeit in vielen Berufen nur schwer messen lässt, hilft Software zum Messen der Mitarbeiterproduktivität dabei, ein System zu finden, das am besten zum Unternehmen passt.
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Kenjo ist eine der wenigen Komplettlösungen auf dem deutschen und europäischen Markt, die ein Performance Review-Modul mit 180º-, 270º- und 360º-Grad-Feedback-Prozessen ermöglicht. Nachfolgend einige der wichtigsten Funktionen unserer Kenjo Performance Management-Software:

180º-, 270º- und 360º-Feedbackgespräche

Die verschiedene Arten der Performance Reviews unterscheiden sich vor allem in Bezug auf die Personen, die zum Feedback aufgefordert werden.

Beim 180-Grad-Feedbackgespräch werden Mitarbeiter von Vorgesetzten, Teamkollegen und gegebenenfalls Kunden bewertet und beurteilt. Dagegen geben bei der 270-Grad-Feedback-Methode Mitarbeiter ihre Meinung über ihren Vorgesetzten ab und an einem 360-Grad-Feedback schließlich sind Manager, Teamkollegen, Kunden und Lieferanten beteiligt.

An diesem Prozess sind ganz schön viele Personen beteiligt; dementsprechend müssen Personalabteilungen mit den betreffenden Personen Kontakt aufnehmen, Fragebögen versenden, Informationen sammeln usw. Diese Daten manuell zu sammeln kostet viel Zeit und Energie. HR-Software hingegen versendet die Fragebögen automatisch und filtert die Informationen.

Talentmatrix

Eine Talent- oder Qualifikationsmatrix veranschaulicht die Mitarbeiterpositionen und jeweiligen Teamleistungen im Unternehmen. Die Matrix stellt so die individuellen Kompetenzen und Fähigkeiten dar und zeigt Potenzial für Entwicklungsmöglichkeiten auf. Eine solche Matrix hilft besonders bei der Definition von Prozessen oder der Bildung neuer Teams.

Praxisbeispiel unserer Software

Kontinuierliches und anonymes Feedback

Kontinuierliches und anonymes internes Feedback ist ein absolutes Must-Have für Unternehmen. Mit einer HR-Software versenden Personaler regelmäßige und automatisierte Umfragen, tracken die Entwicklung der Mitarbeiter und können sogar potenzielle Probleme im Voraus angehen.

OKRs

OKR steht für Objectives and Key Results, also Ziele und Schlüsselergebnisse im Deutschen. Es wird von Teams als ein Management-System zur zielgerichteten und modernen Mitarbeiterführung genutzt, um ambitionierte Projekte zu begleiten und regelmäßige Supervision, kontinuierliches Lernen und Problemlösung zu gewährleisten. Das System ist denkbar einfach, aber sehr nützlich, um Strategien anzuwenden und herauszufinden, worauf Personalmanager ihre Ressourcen konzentrieren müssen.

Wie der Name schon sagt, besteht die OKR-Methodik aus einem Ziel und verschiedenen Schlüsselergebnissen, die zeigen, ob Mitarbeiter sich auf dem richtigen Weg befinden.

HR-Software unterstützt Personalverantwortliche und Vorgesetzte beim Entwickeln von Zielen und Ergebnissen; ebenso beim Tracking und Speichern der Daten, um einen Leistungsnachweis für die einzelnen Mitarbeiter zu erstellen.

Recruiting und Auswahlverfahren

Zum Tagesgeschäft der meisten Personaler gehört es, offene Stellen zu besetzen. Oftmals geht das Recruiting mit viel Arbeitsaufwand einher, immerhin müssen Stellenangebote auf verschiedenen Portalen veröffentlicht, Lebensläufe gefiltert, Vorstellungsgespräche organisiert und durchgeführt werden.

Die Verwendung eines Applicant Tracking Systems, kurz ATS, ist eine gute Möglichkeit, die Recruiting-Prozesse zu erleichtern. Die Software fungiert als CV-Datenbank für Personalabteilungen und steht bei Bedarf jederzeit zur Verfügung. Auf diese Weise können Bewerbungen einfacher und schneller organisiert, gefiltert und ausgewählt und der geeignetste Kandidat gefunden werden.

Man könnte also sagen, dass ATS-Bewerbermanagementsysteme die Arbeit von Personalabteilungen beim Recruiting und Einstellen erheblich erleichtert.

Praxisbeispiel unserer Software

Aktive Suche nach Bewerbern über Stellenportale

Bei der Auswahl der Software sollten Personaler darauf achten, dass eine Verbindung zu einigen der wichtigsten Jobportale wie LinkedIn, Totaljobs, Indeed, etc. besteht. Das spart enorm viel Zeit, da Angebote direkt von der HR-Plattform aus veröffentlicht werden können, ohne sich über jedes einzelne Portal anmelden zu müssen. Dadurch zentralisieren HRler sämtliche Bewerbungen und können zu einem späteren Zeitpunkt darauf zurückgreifen.

CRM-Bewerbermanagement

Durch die Verwendung einer HR-Software können Informationen datenrechtskonform über die Bewerber gespeichert und Datensätze für alle Kommentare oder angehängte Dokumente erstellt werden. Dadurch hat jeder Kollege und Kollegin im Team Zugang zu den Bemerkungen der Gesprächspartner und den getroffenen Entscheidungen. Informationen über den Bewerbungsprozess derart zu organisieren und zugänglich zu machen ist ein echter Gamechanger  für Personalabteilungen.

Stellenportale

Ein Stellenportal auf der Website eines Unternehmens ist eine kostengünstigste Möglichkeit, neue Mitarbeiter zu finden. Dank einer HR-Software können Personalmanager bestehende Stellenangebote auf der Homepage ihres Unternehmens veröffentlichen, Formulare zum Einreichen von Lebensläufen zur Verfügung stellen, alle Anfragen verwalten, aktualisieren und in ihrer Inbox abrufen.
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Gleichzeitig verstärkt eine Jobseite das Employer Branding, was wiederum dazu beiträgt, mehr Bewerber anzuziehen.

Scorekarten

Scorecards sind der effektivste Weg, um Voreingenommenheit und Subjektivität bei Bewerbungsgesprächen zu vermeiden. Dieses Tool funktioniert wie ein Kontrollpanel zur Standardisierung der Bewertung. Dadurch wird sichergestellt, dass die Gesprächspartner allen Bewerbern und Bewerberinnen die gleichen Fragen stellen und ihre Antworten auf einer vorgegebenen Skala bewerten. Diese Vorlage muss für jeden Bewerber ausgefüllt werden.
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Sobald der Bewerbungsprozess abgeschlossen ist, können die Personalverantwortlichen die Punktzahl jedes Bewerbers überprüfen und die Ergebnisse vergleichen. Theoretisch ist der- oder diejenige mit der höchsten Punktzahl der beste Kandidat für die ausgeschriebene Stelle.

Praxisbeispiel unserer Software

Lohn- und Gehaltsabrechnungen

Gehaltsabrechnungen sind ein komplizierter Themenkomplex, und viele Softwarefirmen und Serviceprofis bieten entsprechende Dienste an. Bei der Auswahl von Anbietern von Software für Lohnabrechnung sollten Personalmanager bedenken, in welcher Phase des Lohnabrechnungsprozesses sie konkret Hilfe benötigen:

• Im ersten Schritt werden die erforderlichen Informationen für die Gehaltsabrechnungen gesammelt. In dieser Phase kommt Software zu Gehaltsanpassungen zum Einsatz.
• In der zweiten Phase werden Gehaltsabrechnungen erstellt, Papierbelege digitalisiert, über DATEV online an den Steuerberater gesendet und in der Kanzlei gebucht. Dabei hilft eine Lohnbuchhaltung-Software.

Kenjo's Gehaltsabrechnungsfunktion konzentriert sich auf die erste Phase, in der alle Lohnanpassungen gesammelt werden, um die Gehaltsabrechnungen zu erstellen - per Software über eine Agentur.

Betriebsklima

Ein vertrauensvolles Betriebsklima ist einer der wichtigsten Faktoren, um gute Mitarbeiter anzuziehen und an das Unternehmen zu binden. Eine negative Arbeitsatmosphäre erhöht Fehlzeiten, Personalfluktuation und bremst die Personalgewinnung. Im Gegensatz dazu arbeiten zufriedene Mitarbeiter kreativer, produktiver und dem Unternehmen gegenüber engagierter.
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Die große Frage lautet daher, wie Unternehmen das subjektive Wohlbefinden ihrer Belegschaft wohl am besten messen können? Ganz einfach: Anonyme Arbeitsplatzumfragen in regelmäßigen Abständen geben ein tolles Feedback zum aktuellen Stand.
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Mitarbeiterbefragungen bieten  anpassbare und automatisierte Fragebogenvorlagen. Die gesammelten Informationen erscheinen im Dashboard und geben Aufschluss über nötige Rückschlüsse und Maßnahmen.

Mitarbeiterzufriedenheit

Wie der Name schon sagt messen Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit die Zufriedenheit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter. Per HR-Software können vordefinierte Fragebögen verwendet oder angepasst werden. Diese sind natürlich anonym und fast immer mit einem Freitext-Kommentarfeld versehen, sodass  Mitarbeiter auf Wunsch zusätzliche Angaben machen können.
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Ausschlaggebend ist die Art und Weise, wie Personalmanager Informationen der Mitarbeiter sammeln und speichern. Ein Bericht zur Messung des Puls des Unternehmens ist für die kurz- und langfristige Planung von Projekten unerlässlich. Bei Kenjo verwenden wir zum Beispiel die Software, um das Betriebsklima in Echtzeit zu messen. So sieht eine Momentaufnahme des aktuellen Betriebsklimas bei Kenjo zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieses Artikels aus
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Praxisbeispiel unserer Software

eNPS

Der eNPS, kurz für Employee Net Promoter Score, ist eine Unternehmenskennzahl zur Messung der Mitarbeiterloyalität. Der denkbar einfachste Weg, den Stärkegrad dieser Bindung herauszufinden, ist die Mitarbeiter zu fragen, wie wahrscheinlich es ist, dass sie das Unternehmen einem Freund als Arbeitsplatz empfehlen würden. Die Fragen werden auf einer Skala von eins bis 10 als Durchschnittswert beantwortet.

Diese Umfragen geben einen sehr realistischen Eindruck der Mitarbeiterzufriedenheit. Interessant wird es, wenn Personaler die Entwicklung der Mitarbeiterzufriedenheit verfolgen und prüfen, ob die verschiedenen Maßnahmen des Unternehmens Wirkung zeigen.

Funktionalität für automatisierte Workflows

Viele sich wiederholende manuelle Arbeitsabläufe können dank der heutigen Technologie automatisiert werden und dadurch  Teams entlasten. Die Wahl eines passenden HR-Softwaresystems, mit dem die Arbeitsabläufe angepasst werden können, ist daher sehr wichtig.

Automatisierung für Workflows

Innerhalb der Workflows können auch automatisierte Abläufe eingerichtet werden, die sowohl die Arbeitsbelastung des Teams als auch das Nutzererlebnis verbessern. Personalmanager können zum Beispiel automatisierte E-Mails an alle Mitarbeiter mit offenen Stellenausschreibungen erstellen und sie über den aktuellen Stand des Auswahlverfahrens informieren. Minimaler Aufwand mit großem Nutzen.

Organigramm

Als visuelle Darstellung der Struktur eines Unternehmens veranschaulicht ein Organigramm, wer wem unterstellt ist, wer zu einer bestimmten Abteilung gehört usw.

Die Organigrammsoftware eines Unternehmens stellt die Funktionalität zur Verfügung, um diese Struktur in der digitalen Umgebung nachzubilden, Änderungen anzupassen und mit dem Rest des Unternehmens zu teilen.

Mitarbeiterportal

Mitarbeiterportale sind extrem nützlich und helfen, die Mitarbeitererfahrung zu verbessern. Über die digitale Umgebung können Mitarbeiter auf wichtige Informationen zugreifen, zum Beispiel wie viele Urlaubstage sie noch haben, Gehaltsabrechnungen herunterladen, das Organigramm des Unternehmens einsehen usw.

Dieses äußerst praktische Tool ermöglicht Mitarbeitern schnell und problemlos auf für sie relevante Daten zuzugreifen, ohne sich mit den Personalabteilungen abstimmen zu müssen. Für  Personalabteilungen bedeutet diese direkter Draht eine massive Senkung ihrer Arbeitslast, da viele E-Mails und Abstimmungen wegfallen.
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Praxisbeispiel unserer Software

Dokumentenmanager

Viele HR-Cloud-Software-Plattformen fungieren gleichzeitig als Online-Archivierungssysteme; hier können Dokumente gespeichert und mit den Mitarbeitern geteilt werden. Anstatt komplizierter Ablagesysteme können Unternehmen auf einer einzigen Plattform Daten integrieren und garantieren, dass die Informationen sicher und jederzeit verfügbar sind. Dies ist besonders nützlich, um zum Beispiel Gehaltsabrechnungen von Mitarbeitern zu speichern.

Digitale Mitarbeiterakte

Auf die gleiche Weise werden alle Mitarbeiterinformationen in der Cloud gespeichert: Kontaktinformationen, Gehaltsverlauf, Beförderungen, etc. Personaler können für jeden einzelnen Mitarbeiter eine Datei erstellen, und die Abteilungsleiter und -leiterinnen können diese mit wenigen Klicks einsehen.

Eine HR-Software sollte also gerade für den Mittelstand möglichst viele der vorgestellten Funktionen kombinieren. Auf diese Weise profitieren Personalabteilungen von den Vorteilen einer umfassenden und effizienten Datenbank.

Aber wer ist Marktführer im HR-Software-Bereich und wie gelingt die Auswahl für eine passende Anwendung? Die besten HR-Softwares auf dem Markt sind:

Kenjo, die All-in-one-HR-Software

Als eines der leistungsstärksten HR-Software-Systeme kann Personalabteilungen Kenjo bis zu 40 Prozent ihrer Zeit einsparen, die Personaler bisher für administrative Aufgaben und alltägliche Arbeitsprozesse aufwenden mussten. Dazu gehören folgende Funktionen:

• Abwesenheitsmanagement und Urlaubsverwaltung
• Zeiterfassung
• Mitarbeiterportal
• Onboarding
• Performance Management
• eNPS
• ATS-Bewerbermanagementsystem
• Workflows
• Organigramme
• Gehaltsabrechnungen
• Berichterstattung und Analytics

Sämtliche Funktionen sind in einer einzigen Cloud-basierten Lösung integriert und somit von jedem internettauglichen Gerät zugänglich.

E-volution

Diese Cloud-basierte Software vereinfacht und automatisiert einige der gängigen Lohn- und Personalverwaltungsprozesse. Ein großer Vorteil dieses Systems besteht darin, dass für die Ermittlung der Mitarbeitervergütung bestimmte Parameter festgelegt werden können, wodurch eine gerechte und einheitliche Vorgehensweise gewährleistet ist.

Die Informationen werden außerdem in Echtzeit aktualisiert. Personaler erhalten also die aktuellsten Daten über erbrachte Leistungen, Ziele, Fähigkeiten usw.

Workday

Dieses Systems enthält ein ERP-Finanzmodul, mit dem man beide Bereiche auf derselben Plattform kombinieren kann.

Das HR-Element beinhaltet einige der wichtigsten Funktionen: Berichte und Analysen, Gehaltsabrechnungen, Zeiterfassung und Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung.

Interessierte Kleinunternehmen sollten sich jedoch bewusst sein, dass diese Software auf große multinationale Konzerne mit über 1000 Mitarbeitern ausgerichtet ist.

HiBob

Die amerikanische All-in-One-Software HiBob konzentriert sich insbesondere auf die Entwicklung einer Unternehmenskultur. Sie entspricht der amerikanischen Version von Kenjo in den USA.

HR-Cloud-Plattformen orientieren sich zunehmend amSaaS-Geschäftsmodell,also“Software as a Service”,bei dem sich Nutzer über das Internet vernetzen. Dafür zahlt das Unternehmen eine feste Gebühr pro Mitarbeiter. Dadurch gestaltet sich derPreis flexibel und passt sich an die jeweilige Unternehmensgröße an. Je höher die Zahl der Angestellten, desto höher sind auch die Kosten. Bei kleinen Unternehmen mit zehn Angestellten hingegen fällt die Gebühr viel geringer aus.

Die Preise für Online-HR-Software unterscheiden sich erheblich, da jeder Anbieter in der Regel verschiedene Abonnement-Angebote zur Verfügung stellen - je nachdem, welche Funktionen genutzt werden möchten. Die Preise variieren im Allgemeinen zwischen3 Euro und 6 Euro pro Mitarbeiter.Ein Unternehmen mit zehn Mitarbeitern würde also zwischen 35 Euro und 45 Euro im Monat zahlen.
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UnserKenjo HR-Software-Rechnergibt Personalmanagern eine gute Orientierungshilfe zu den Kosten der hier genannten Features.

Viele Personalverwaltungssoftwarefirmen gewähren gewöhnlich Rabatte bei Jahresplänen. Es lohnt sich also nicht monatlich zu zahlen. Verpflichten sich  Unternehmen für ein Jahr wird eine niedrigere Gebühr fällig.

Die Kosten für den Kauf einer Software sind zwangsläufig ein wichtiger Faktor im Entscheidungsprozess. Genauso wichtig ist es aber auch, das Zeiteinsparungspotenzial des Personalteams abzuwägen.

Entsprechende Dienstleister und Anbieter zu finden sind ein weiterer Faktor, der bei der Auswahl einer HR-Software genau unter die Lupe genommen werden sollte. Es gilt bestimmte Dinge zu überprüfen, um die Zusammenarbeit mit einem Partner zu garantieren, der den gewünschten Service bietet.

Hier einige Punkte, die Personalmanager beachten sollten:

• Die Erfahrung des Anbieters: HR-Software-Anbieter sollten über große Erfahrung in diesem Sektor verfügen. Eine Recherche über Kundenstamm, Größe der Unternehmen etc. verschafft einen guten Überblick.
• Implementierung: Die Einführung jeder technologischen Lösung in einem Unternehmen ist nicht nur aus technischer Sicht, sondern auch in Bezug auf Fortbildungen alles andere als einfach. Der Anbieter sollte so schnell wie bei der Einbindung des neuen Tools unter die Arme greifen und aktiv werden.
• Support: Ein kostenloser und dauerhafter Supportservice muss immer gewährleistet sein. Probleme und Fragen können jederzeit auftreten; eine schnelle Lösung in Problemfällen daher wichtig.
• Integration: Eine offene API-Software, die andere Technologien in die Online-HR-Prozesse integrieren kann. Lassen diese sich mit Slack und Google-Kalendern verbinden, um Benachrichtigungen zu synchronisieren?
• Sicherheit: Der Anbieter sollte alle rechtlichen Schritte und Richtlinien zur Datensicherheit gewährleisten und regelmäßige Backups machen.