Evaluaciones 180º, 270º y 360º
Existen diferentes tipos de evaluación de desempeño que se diferencian entre sí, principalmente, en las personas que participan a la hora de dar feedback.
En la evaluación de 180 grados el profesional es evaluado por su jefe, sus compañeros y, si corresponde, sus clientes. En la de 270 grados, es el empleado el que opina sobre su superior directo. Y, por último, en la evaluación de desempeño de 360 grados participan jefes, compañeros, clientes y proveedores.
Al incluir a tantas personas en el proceso, el departamento de Recursos Humanos, ha de contactar con todas ellas, enviarles el cuestionario, recopilar la información… hay un importante trabajo detrás de esto. Sin embargo, un software envía los cuestionarios automáticamente y filtra la información.
Matriz de talento
La matriz de talento o matriz de competencias es una herramienta que sirve para equilibrar el rendimiento de los equipos y potenciar el desarrollo de habilidades. En ella se representan gráficamente las capacidades deseables, disponibles y que el equipo no tiene. Se utiliza, sobre todo, para definir procesos o crear nuevos equipos.
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Feedback continuo y anónimo
Los softwares de Recursos Humanos son también herramientas útiles para abrir un canal de feedback continuo y anónimo dentro de la empresa. Puede automatizar el envío de encuestas periódicas para poder hacer un seguimiento de la evolución de los empleados o detectar posibles problemas con suficiente antelación.
OKRs
OKR se corresponde con las siglas en inglés de "Objectives and Key Results", que significa Objetivos y Resultados Clave. Se trata de un sistema de gestión de objetivos utilizado por los equipos para lograr metas ambiciosas a través de un marco que requiere controles regulares, aprendizaje continuo y resolución de problemas. Es un sistema simple pero muy útil para ejecutar una estrategia y saber dónde poner el foco.
Como su nombre indica, la metodología OKR se compone de un objetivo y unos resultados clave que indican, por así decirlo, que se va por buen camino.El proceso para desarrollar los OKR de la organización o de los empleados es bastante simple aunque hay que ser riguroso para que funcione.
Los softwares permiten registrar estos objetivos, llevar el control de los mismos de forma sencilla y, además, almacenar la información para crear un histórico del rendimiento de cada empleado.
Reclutamiento y selección de personal
Todas las empresas, en algún momento u otro, llevan a cabo procesos de selección para cubrir los puestos vacantes. Esto supone publicar la oferta de empleo en diferentes portales, filtrar currículums, organizar y celebrar entrevistas, etc. Es decir, una gran cantidad de trabajo.
Una de las formas de facilitar los procesos de reclutamiento es utilizar un software de selección de personal (ATS). Este actúa como un archivo de currículums para que el departamento de RR. HH. recurrir a él siempre que lo necesite. Permite organizar, filtrar y, fácilmente, seleccionar al candidato que mejor se ajusta a las necesidades de la organización.
El software ATS es, por así decirlo, una herramienta que simplifica el trabajo de RR. HH. a la hora de adquirir nuevo talento para la empresa.
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Búsqueda activa de candidatos mediante portales
Al elegir el software es importante fijarse si puede conectar con algunos de los portales de empleo más relevantes actualmente: LinkedIn, Infojobs, Indeed, etc. Esto permite publicar las ofertas directamente desde la plataforma sin necesidad de acceder a cada unas de las páginas. Esto, por un lado, ahorra una gran cantidad de tiempo y, por otro, centraliza todas las respuestas facilitando el posterior filtrado.
CRM de candidatos
Los programas permiten almacenar los datos de los candidatos y así crear una ficha en la que se pueden dejar comentarios, adjuntar documentos, etc. De este modo, cualquier miembro del equipo puede ver cuáles han sido las reflexiones de los entrevistadores al conocer al candidato, cuáles son los motivos por los que se le ha descartado o los que le han llevado a ser seleccionado. Es una forma de tener la información ordenada y accesible.
Página de empleo
La manera más económica de captar talento es crear una página de empleo dentro de la web de la empresa. Lo más recomendable es publicar las ofertas activas y, además, disponer un formulario para que los candidatos puedan enviar su currículum en cualquier momento. Desde el software podrás gestionarla, actualizar y, además, recibir en la misma bandeja todas las solicitudes.
Al mismo tiempo, una página de empleo propia beneficia el employer branding de la empresa lo que da buena impresión y ayuda a atraer más candidatos.
Scorecards
La mejor forma de combatir la subjetividad y los sesgos es utilizar Scorecards en las entrevistas. Esta herramienta actúa como un cuadro de mando para estandarizar la evaluación. De este modo, los entrevistadores hacen las mismas preguntas a todos los candidatos y puntúan sus respuestas en una escala predeterminada. Se trata, por así decirlo, de una plantilla que hay que completar por cada candidato.
Tras realizar todas las entrevistas, los reclutadores pueden consultar la puntuación obtenida por cada candidato y comparar los resultados. En teoría, el que obtenga mejor nota es el que más se adapta a las necesidades del puesto.
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Solución de nóminas
El mundo del payroll es bastante complejo y existen muchas compañías de software o de servicios profesionales que te ayudan a lidiar con este proceso que consume infinidad de horas al departamento de recursos humanos. Lo más importante es que antes de contratar un software que te ayude con las nóminas es que decidas en qué fase de la generación de las nóminas necesitas apoyo:
- En la primera fase recolectas la información que afecta a la generación de la nómina de cada empleado. En esta fase necesitarías un software de incidencia de nóminas.
- En la segunda fase generas la nómina en sí. Para este proceso necesitarás un software que construya nóminas y esto requeriría un empleado con conocimientos técnicos.
La funcionalidad de incidencias de nómina de Kenjo se centra en la primera fase y permite recolectar todas las incidencias de nóminas para que puedas a continuación generar la nómina en sí ( mediante un software o a través de servicios de asesorías).
Clima laboral
El clima laboral es uno de los factores que más influye dentro de una empresa. Un mal ambiente aumenta el absentismo, la rotación de empleados y dificulta la captación de talento. En cambio, los empleados felices son más creativos, más productivos y están más comprometidos con la empresa.¿Cómo podemos medir el bienestar de la plantilla? Enviando una encuesta de clima laboral cada cierto tiempo.
Los softwares de clima laboral permiten utilizar plantillas de cuestionarios, personalizar las preguntas y automatizar el envío. Además, los datos obtenidos se presentan en un dashboard para obtener conclusiones fácilmente.
Encuestas de satisfacción
Como decimos, los softwares actuales permiten crear encuestas de satisfacción para medir la felicidad y el bienestar de los empleados de la empresa. Podemos utilizar cuestionarios predefinidos o, si queremos analizar algún aspecto en particular, personalizar las cuestiones. Estos son, por supuesto, anónimos y suele dejarse siempre al final una pregunta abierta para que el empleado pueda dejar sus comentarios.
Es muy importante cómo se recolecta la información de los empleados y cómo se almacena. Tener un reporte que recopila el pulso de la empresa es clave para tomar acciones a corto y largo plazo. Por ejemplo, en Kenjo, usamos nuestro propio software para conocer el clima laboral en tiempo real. Así es el clima laboral de Kenjo en el momento en que publicamos este artículo:
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eNPS
El eNPS o Employee Net Promoter Score es una métrica que se utiliza para medir la lealtad de los empleados. Se obtiene de una forma muy sencilla: preguntando cómo de probable es que recomiende a un amigo trabajar en la empresa. Se puntúa de uno al 10 y con todas las respuestas se obtiene una media.
Obtener este dato es muy sencillo (un simple email es suficiente) y ofrece una idea muy realista de cuál es el grado de satisfacción de los empleados. Además, permite hacer un seguimiento de su evolución y analizar así el impacto de las diferentes acciones que se puedan llevar a cabo en la empresa.
Informes y analíticas de RR.HH.
El departamento de recursos humanos tiene, cada vez más, un peso estratégico dentro de la empresa y muchas de las decisiones que se toman desde aquí afectan directamente a los objetivos de negocio. Es por eso por lo que tomar decisiones basadas en datos reales y actualizados es tan importante.
Los software de gestión de Recursos Humanos incorporan hoy en día informes y analíticas que permiten a los responsables del departamento crear sus propios dashboards, analizar los datos y extraer conclusiones sobre las que basar sus decisiones.
Funcionalidad de workflows automatizados
Dentro del departamento existen muchos procesos repetitivos y manuales que, gracias a la tecnología actual, se pueden automatizar para aligerar la carga de trabajo del equipo y poder dedicar el tiempo a tareas de más valor estratégico.
Es importante buscar un programa de Recursos Humanos en el que poder crear y personalizar workflows de trabajo. Por ejemplo, que los nuevos empleados suban directamente su información al sistema. Son pequeñas tareas que, cuando desaparecen, permiten aprovechar mejor el tiempo.
Automatismos para workflows
Dentro de los workflows es posible configurar acciones automáticas que liberan la carga de trabajo del equipo y permiten, además, mejorar la experiencia de los empleados. Por ejemplo: es posible programar emails automáticos a todos los candidatos a una oferta de trabajo con información sobre el proceso de selección. De este modo, sin esfuerzo, ofrecemos una imagen más comprometida y cercana.
Organigrama
Un organigrama es una representación visual de la estructura de la empresa que permite entender quién reporta a quién, qué personas forman parte de un departamento, etc. Es, por tanto, una herramienta muy útil que conviene tener siempre actualizada.
En un software para organigrama de empresas podemos encontrar esa funcionalidad para recrear esta estructura en un entorno digital sobre el que es mucho más sencillo hacer modificaciones y, además, compartirlo con el resto de la compañía.
Portal del empleado
El portal del empleado es una herramienta muy útil que contribuye, además, a mejorar la experiencia del empleado. En este entorno digital el trabajador podrá consultar información clave como los días de vacaciones que le quedan por disfrutar, descargar sus nóminas, consultar el organigrama de la empresa, etc.
Esto es útil para el empleado, que podrá acceder a información de su interés fácilmente sin pasar por RR. HH.; pero, sobre todo, para el departamento de personal que ya que verá reducido enormemente el número de consultas que recibe por parte de los trabajadores.
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Gestor documental
Muchos software de Recursos Humanos en la nube actúan también como archivos online ya que permiten almacenar documentos y compartirlos con los empleados. Así, en lugar de utilizar otros servicios de almacenamiento, la empresa puede integrarlo todo bajo la misma plataforma y garantizar la seguridad y disponibilidad de la información. Esto es especialmente útil, por ejemplo, para almacenar las nóminas de la plantilla.
Ficha del empleado digital
Del mismo modo, toda la información del empleado queda almacenada en la nube: datos de contacto, histórico de salario, promociones, etc. Se crea un fichero para cada uno de ellos y los responsables del departamento pueden consultar toda la información fácilmente.
