Als ein Start-up-Unternehmen im Bereich der digitalen Gesundheitsfürsorge konzentriert sich Pflegix darauf, Ältere und pflegebedürftige Personen mit professionellen Betreuern in ihrer unmittelbaren Umgebung zu vernetzen. Ziel ist es, dadurch das Leben von Patienten und Gesundheitsfachkräften zu vereinfachen und menschlicher zu gestalten.
LAND
Deutschland
LÖSUNG
Performance Management, Digital HR, Zeiterfassung, Recruitment, Berichte und Analytics
MITARBEITERANZAHL
35
BRANCHE
Digitale Dienstleistung
PROJECT HEROES
Carolin Meier - HR & Office Management
Die Herausforderung
Jeden Monat hatte Pflegix mit der Zusammenstellung von Buchhaltungslisten zu kämpfen und verbrachte durchschnittlich drei Stunden mit der Gehaltsabrechnung pro Mitarbeitenden. Monatsgehälter, Stundensätze und Bonuszahlungen wurden nacheinander manuell eingetippt, bevor sie von ihrem externen Steuerberatungsbüro bearbeitet werden konnten. Oft mangelte es an nötigen Daten, und offizielle Unterlagen oder Änderungen gingen verloren. Für die zuständigen Mitarbeitenden gestaltete sich die Fristeinhaltung immer schwieriger.
Daher suchte Pflegix nach einem Tool, das Lohnzettel automatisch importiert und zuweist sowie Stundenlöhne berechnet. Als dynamisch wachsendes Unternehmen wollte Pflegix auch, dass die Software ebenso schnell auf neue Bedürfnisse reagieren kann wie Pflegix selbst. Kenjo sollte ohne hohes Anfangsinvestment eine skalierbare Lösung bereitstellen und nicht zum umfangreichen IT-Projekt ausarten.
Wir wollten ein Tool finden, dass sich mit uns entwickelt und offen für Feedback und Feature-Ideen ist
CAROLIN MEIER
Automatisch generierte vorbereitende Lohnabrechnung
Kenjo sorgt für die Automatisierung der vorbereitenden Gehaltsabrechnung von Pflegix, die auch als Schnittstelle zu Datev fungiert. Die automatische Berechnung und Generierung von Personalabrechnungsdateien in Kenjo unterstützt sie bei der Vorbereitung ihrer vorläufigen Gehaltsabrechnung und bei der effektiven Kommunikation mit ihrer Lohnbuchhaltung. Aktuelle Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Vertragsänderungen, Urlaubstage und wichtige Dokumente können direkt über SmartDocs versendet werden. Korrekturrechnungen und die Berechnung von Stundenlohnberechnungen werden automatisch erstellt. Anschließend werden Lohnzettel vom Admin importiert und können automatisch zugewiesen werden. Dies erleichtert den Informationstransfer zu Datev erheblich und beschleunigt die Bearbeitungszeit der vorbereitenden Lohnbuchhaltung von drei auf eine Stunde pro Mitarbeitenden. Das bedeutet bei 35 Mitarbeiter*innen immerhin ein Zeitersparnis von 70 Stunden.
Gemeinsame Weiterentwicklung durch Kunden-Feedback
Da Pflegix mit einer Software zusammenarbeiten wollte, die ihre Feature-Anforderungen berücksichtigt und ihre Ideen direkt in ihren Produktbestand umsetzt, entschied sich das Unternehmen für Kenjo. Immerhin arbeitet Kenjo als einzige HR-Software in der Entwicklung seiner Funktionen eng mit seinen Kunden zusammen, um genau das zu entwickeln, was sie benötigen: Zum Beispiel brauchte Pflegix die Möglichkeit, die Überstundenregelung in der Zeiterfassung sichtbar zu machen und Kenjo setzte das Feedback um.
Durch die Automatisierung und höhere Flexibilität der Personalabteilung ist das Unternehmen mittlerweile orts- und zeitunabhängiger und dementsprechend bestens auf Remote Work eingestellt.
Von null auf hundert könnte das Motto des Bochumer Start-ups lauten, die seit der Ausrichtung ihrer Personalabteilung auf eine HR-Software begeisterte Nutzer von Kenjo sind. Durch die schnelle und einfache HR-Abwicklung dank digitaler Personalakten und Stundenerfassung hat Kenjo Pflegix ebenso überzeugt wie durch die Möglichkeit, das dynamisch wachsende Start-up jederzeit zu unterstützen und durch einen gegenseitigen Lernprozess gemeinsam zu wachsen.
Dank Datev-Schnittstelle für die vorbereitende Lohnabrechnung Arbeitseinsparung von zwei Stunden pro Mitarbeitenden.
Keine Excel-Tabellen und Aktenordner für die vorbereitende Gehaltsabrechnung mehr.
Maßgeschneiderte Lösung, um Überstundenregelungen nach Wunsch sichtbar zu machen.
Besonders gut finden wir, dass unser direktes Feedback in den Kenjo Releases berücksichtigt und umgesetzt wird
CAROLIN MEIER
