Pflegix es una start-up de asistencia sanitaria digital con sede en Alemania que se dedica a conectar a personas mayores y personas que necesitan asistencia, con cuidadores profesionales ubicados en su área, facilitando la vida tanto a los pacientes, como a los trabajadores sanitarios.
PAÍS
Alemania
SOLUCIÓN
Gestión del desempeño, administración digital, control horario, reclutamiento, informes y analíticas
NÚMERO DE EMPLEADOS
35
INDUSTRIA
Servicios Digitales
HÉROES DEL PROYECTO
Carolin Meier - HR & Office Management
EL DESAFÍO
En la primera fase de su desarrollo, Pflegix aún operaba sin contar con un departamento de RR. HH., y, por tanto, las tareas de RR. HH. se gestionaban de manera aleatoria y desordenada. No disponían de estructuras organizadas ni de procesos de reclutamiento o bases de datos fiables. Cada mes, Pflegix luchaba para hacer el cierre de la contabilidad mensual y dedicaba una media de tres horas a las nóminas de cada empleado. Tenían que introducir manualmente en el sistema todos los salarios mensuales, las tarifas horarias y los bonus salariales uno por uno, antes de que la consultoría externa pudiera procesarlos. A menudo faltaba información y se perdía documentación oficial y los cambios que se realizaban. Cada vez se le hacía más difícil al personal cumplir con los plazos.
Como consecuencia, Pflegix buscaba una herramienta que importara y asignara las distintas nóminas de manera automática y que además calculara las tarifas horarias. Debido a su rápido crecimiento, Pflegix también quería un software que pudiera acompañar su ritmo y que respondiera a sus necesidades a medida que surgían. Por otra parte, Kenjo se enfrentó al reto de ofrecerles una solución escalable, que creciera junto con su negocio y que no requiriera una gran inversión inicial ni se convirtiera en un proyecto extenso de IT.
Buscábamos una herramienta que nos acompañara en nuestro crecimiento y permitiera incluir nuevas funcionalidades
CAROLIN MEIER
Preparación automática de nóminas
Kenjo ahora permite a Pflegix automatizar la preparación de las nóminas, lo cual sirve también de interfaz para el software alemán de contabilidad Datev. Con Kenjo, ahora son capaces de calcular y generar los archivos de nóminas de manera automática, lo que les ayuda a preparar las nóminas y a comunicarse efectivamente con los encargados de elaborar y administrar las nóminas. También es posible enviar el cálculo de las nóminas, los cambios en los contratos, las ausencias y otros documentos importantes mediante SmartDocs. Las facturas rectificadas y el cálculo de las tarifas horarias se crean de manera automática. Luego, el administrador importa las nóminas. Una vez que se hayan subido las nóminas a Kenjo, la aplicación reconoce el nombre y el correo electrónico en la nómina y envía automáticamente los documentos a cada empleado. Esto facilita en enorme medida la transferencia de información al software Datev y reduce el tiempo que dedica Pflegix a estos procesos de tres horas a una por cada empleado. Es decir, ahorran unas 70 horas por mes que antes dedicaban a la preparación de las nóminas.
Optimizando Kenjo gracias al feedback de la comunidad
Pflegix eligió Kenjo porque buscaban una empresa que atendiera sus requisitos funcionales y que implementara directamente sus ideas en su product backlog. Kenjo es la única herramienta que trabaja estrechamente con sus clientes para desarrollar exactamente lo que necesitan. Por ejemplo, Pflegix solicitó que fuera posible visualizar el control de horas extras en la aplicación de control de horarios.
Además, Pflegix prevé que utilizar Kenjo les dará otras ventajas, como por ejemplo gozar de una mayor flexibilidad, gracias a que la administración de RR. HH. puede realizarse desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo cual también facilita el teletrabajo.
«De cero a cien» sería un buen lema para estastart-upalemana que ha estado encantada con elsoftwarede RR. HH. de Kenjo desde que lo implementó su departamento de RR. HH. Lo que conquistó a Pflegix fueron las funciones de administración digital y de automatización de Kenjo, puesto que mejoraron considerablemente la velocidad y la eficiencia de sus procesos. Además, el hecho de que Kenjo siga acompañando y apoyando a lastart-upen su rápido crecimiento les permite crecer juntos, gracias a un proceso de aprendizaje mutuo.
Reducir el tiempo que dedicaba Pflegix a procesar las nóminas desde tres horas a una sola por cada empleado por mes.
Dejar de utilizar hojas de cálculo de Excel para preparar las nóminas.
Solicitar nuevas funciones y así poder implementar una solución personalizada para permitir la visualización del control de horas extras.
Kenjo tomó en consideración nuestro feedback, implementándolo en sus actualizaciones
CAROLIN MEIER
