Guía sobre el control horario de los trabajadores

El decreto de “Medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo”, que incluye la ley de control horario, entró en vigor el 12 de mayo de 2019. Por lo tanto y desde entonces, las empresas están obligadas a llevar un registro de la hora de entrada y salida de cada uno de sus trabajadores.

El control horario obligatorio para los trabajadores surge ante la necesidad de luchar contra la precariedad laboral. Esta medida y muchas otras, están recogidas en el Real Decreto-Ley 8/2019.

Así, el artículo 10 establece que:

• Todas las empresas deben llevar un registro del horario de sus empleados, independientemente de su jornada.
• La organización está obligada a guardar esta información al menos durante cuatro años.
• Los empleados deben conocer su horario, distribución de la jornada y saber cómo fichar en el trabajo.
• Los registros deben estar disponibles para los empleados y sindicatos.
• Los sindicatos tienen que conocer mensualmente la cantidad de horas extras trabajadas por los empleados.
  

Posteriormente se procedió a la modificación del Estatuto de Trabajadores, la norma que regula el empleo en España. Desde entonces, en su artículo 34.9 dice que “la empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo”.

Según se explica en el BOE del 12 de marzo de 2019, “la realización de un tiempo de trabajo superior a la jornada laboral legal o convencionalmente establecida incide de manera sustancial en la precarización del mercado de trabajo”. Por lo tanto, el principal objetivo de esta ley es implementar medios para solucionar este problema.

Además, también permite:

Los textos que regulan la ley de control horario no mencionan ningún tipo de excepción, por lo que todas las empresas que operan en territorio español están obligadas a hacer el registro correspondiente.

El control horario de los empleados no afecta a todos por igual. Aunque la mayoría de los trabajadores deben fichar, la ley reconoce dos excepciones bajo las cuales encontramos distintos casos:

1. Las relaciones laborales con carácter especial:

• Personal de alta dirección.
• Trabajadores del hogar.
• Penados en instituciones penitenciarias.
• Artistas en espectáculos profesionales.
• Abogados que prestan servicios en despachos de abogados.
• Trabajadores con discapacidad que prestan sus servicios en los centros especiales de empleo.
• Residencia para la formación de especialistas en Ciencias de la Salud.
• Menores sometidos a la ejecución de medidas de internamiento para el cumplimiento de su responsabilidad penal.
• Personas que intervengan en operaciones mercantiles sin asumir riesgo.
• Cualquier otro trabajo tipificado como relación laboral de carácter especial por una ley.
  

2. Los trabajadores que cuentan con un régimen específico o particular.

• Trabajadores a tiempo parcial.
• Trabajadores que ya no cuentan con registros específicos regulados o denominados trabajadores móviles (transportistas, marinos mercantes…).
• Trabajadores autónomos y socios de cooperativas.
  

El control horario debe realizarse en cada industria, sin embargo, cada sector tiene sus particularidades y características que es conveniente tener en cuenta para cumplir con la normativa de forma correcta. A continuación analizamos cómo debe ser este registro en el sector de la hostelería, el del transporte y para los comerciales.

1. Control horario en el sector de la hostelería 

A la hora de realizar el control horario en el sector de la hostelería, es conveniente tener en cuenta las siguientes particularidades:

• Turnos rotativos: una gran parte de los trabajadores del sector de la hostelería trabajan en turnos rotativos. En este sentido, es necesario tener en cuenta este tipo de planificación y escoger un sistema que se adapte a esta particularidad. Un programa digital de turnos rotativos es una forma de simplificar la creación y asignación de turnos rotativos. También de automatizar algunos de los procesos asociados como el envío de notificaciones a los empleados en caso de cambios de última hora o el registro de las horas extra. 
• Sistema de fichaje: los trabajadores deben tener un sistema de fichaje independiente del calendario de turnos que realicen para poder registrar las horas reales que realizan. Para evitar la duplicidad de programas, lo ideal es contar con un software ‘todo en uno’ que agrupe tanto el control horario como la creación y asignación de turnos.
• Descansos: el registro debe visibilizar los descansos que han de ser de 12 horas entre jornadas o el semanal de 36 horas correlativas.
• Horas extra: las horas extra deben reflejarse aparte de las horas regulares de trabajo y las empresas han de contabilizar el número de horas de más que se realizan. 

Para saber más, puedes leer este artículo con toda la información relativa a cómo cumplir la ley de control horario en la hostelería. 

2. Control horario en el sector del transporte

En este caso, el Real Decreto 1561/1995 sobre jornadas especiales de trabajo es el que regula el control horario del sector del transporte. Este aplica a conductores, ayudantes, cobradores o personal auxiliar de viaje. Por otro lado, existe una particularidad respecto al tiempo que se ha de computar:

• Tiempo de trabajo: el empleado deberá estar disponible para realizar su trabajo, ya sea para conducir como para realizar tareas auxiliares como carga y descarga u otras tareas. En este caso, el Estatuto de los Trabajadores fija en 40 horas semanales el máximo que se pueden realizar. 
• Tiempo de presencia: el empleado ha de estar disponible pero no necesariamente realizando una actividad concreta sino, por ejemplo para las pausas de comida durante un trayecto o las que se producen por una avería.

Encontrarás todo lo relativo a este registro en este artículo sobre cómo cumplir con el control horario si eres transportista. 

3. Control horario para los comerciales

Los comerciales de una empresa tienen, por lo general, una particularidad y es la de realizar una gran parte de su trabajo fuera de la oficina o de su lugar habitual de trabajo, sobre todo cuando visitan a clientes. En este sentido, conviene tener presente lo siguiente:

• Horas de trabajo: n este caso, los trabajadores que desempeñen la función de comerciales han de registrar un claro inicio y fin de la jornada laboral. Si se trata de un trabajo a tiempo completo, el Estatuto de los Trabajadores, también fija que sólo pueden trabajar un máximo de 40 horas semanales. 
• Tiempo de desplazamiento: aunque la normativa es ambigua en este respecto, diversas sentencias judiciales han marcado que en el caso de no contar con un centro de trabajo fijo, los desplazamientos entre el domicilio y donde se realice la actividad profesional, por ejemplo la empresa de un cliente, deberá contar como tiempo trabajado. Sin embargo y si se tiene una oficina, aunque no sea frecuentada de forma habitual, no contaría como tiempo de trabajo, en especial cuando este desplazamiento se realiza antes de que empiece la jornada laboral establecida; es decir, si en vez de ir a una oficina, el comercial va a trabajar en la empresa de un cliente.

En este artículo sobre el cumplimiento del control horario para los comerciales, encontrarás toda la información relativa a este fichaje. 

Con el objetivo de facilitar el cumplimiento de la normativa, el Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social ha elaborado una Guía oficial sobre el registro de la jornada laboral. 

En ella y ante las preguntas surgidas desde la publicación del Real Decreto-ley 8/2019 de 8 de marzo, se recogen las respuestas a las dudas que más se repiten. Algunas de ellas están relacionadas con el tipo de trabajadores a los que afecta esta normativa, el registro para trabajadores cedidos por una ETT, en caso de subcontratación o el fichaje según el tipo de jornada que se realice, entre otras. 

Puedes descargar aquí gratuitamente la Guía oficial sobre el registro de la jornada. 

Dado que el control del horario laboral no es una opción para las empresas, es importante entender cuáles son los pasos para cumplir con todas las obligaciones y evitar problemas en las inspecciones.

Selección del método de control horario

Como hemos visto, la ley es muy explícita en que todas las empresas tienen que llevar un registro horario pero no aclara cómo hacerlo. Por lo tanto, decidir este aspecto queda en manos de los administradores de la organización. Lo único que hay que tener en cuenta es que la norma dicta que el método utilizado deberá acordarse con los representantes legales de los trabajadores, siempre que exista esta figura.

En este sentido, ¿sabes qué sistemas de control horario existen? Desde la entrada en vigor de la ley en 2019 se han multiplicado las opciones. A continuación te contamos cuáles son los más populares:

• Plantillas de Excel: es un recurso muy extendido porque no tiene coste para las empresas. Sin embargo, presenta algunos inconvenientes ya que es necesario revisar los datos constantemente, garantizar su protección y hacer el registro de forma manual. En Kenjo y para facilitar esta tarea, hemos creado esta plantilla de Excel para el control horario de los trabajadores que puedes descargar y utilizar de forma completamente gratuita.

• Softwares de control horario: son la opción más eficiente y cómoda para las empresas. Los empleados registran fácilmente su horario y el departamento de RRHH dispone de la información en tiempo real y en un dashboard que les permite analizar lo que está ocurriendo. Estos, además, suelen llevar asociada una app de control horario para el móvil.
  
• Máquinas para fichar: este es el método más antiguo y tradicional. Además de requerir una inversión considerable para su instalación, es totalmente incompatible con los modelos de teletrabajo.
  
• Sistemas biométricos: sin duda es el sistema más sofisticado pero, al mismo tiempo, el más costoso. Utiliza la huella dactilar, el iris y el rostro para verificar la identidad del empleado y registrar sus movimientos. Puede ser interesante, sobre todo en empresas que requieren de una elevada seguridad, pero implica una alta inversión además de haber sido desaconsejado por las autoridades sanitarias con motivo de la pandemia de la Covid-19.
  

Determinar cómo realizar el registro horario

Una vez elegido el sistema con el que se va a realizar, la siguiente pregunta es ¿cómo controlar el horario de los trabajadores? Es importante que las normas y las pautas a seguir para el registro horario estén claras para toda la plantilla. De lo contrario, cada empleado lo hará de una forma diferente y la información recopilada no será válida ni realista.

Hay que dejar claro que los datos que hay que registrar son los siguientes:

• Fecha.
• Nombre del trabajador.
• Hora de entrada.
• Duración de la pausa (en caso de jornada partida)
• Hora de salida.

El trabajador deberá incluir toda esta información en el registro y deberá hacerlo en el mismo momento en el que empieza o termina su jornada laboral. Por ello, es importante llevar el control al día y reflejar datos reales.

En el caso de hacer una pausa para comer durante la jornada partida, el trabajador deberá fichar de nuevo al principio y al final de esta. Es decir, debe dejar constancia del tiempo que se ha tomado para hacer ese descanso.

Además, la ley reconoce el derecho a una pausa de al menos 15 minutos por jornada siempre y cuando la duración continuada de la misma exceda las seis horas. Este caso no habría que anotarlo en el registro, ya que se considera tiempo de trabajo efectivo.

Revisión y aprobación de los registros

El departamento de Recursos Humanos es el responsable de verificar que los empleados están cumpliendo con el registro horario así como verificar que no hay desviaciones significativas en cuanto a las horas trabajadas.

En caso de que uno o varios trabajadores hayan realizado horas extras, el equipo deberá notificarlo a los sindicatos o a los representantes de los trabajadores en el que caso de que existan.

Conservación de los datos de los registros

Como hemos señalado al principio, la ley de control horario establece que las empresas deberán guardar sus registros durante al menos cuatro años. En el caso de utilizar un software de control, toda la información quedará registrada en la nube de forma permanente y totalmente segura. De este modo y en el caso de una inspección, será muy sencillo acceder a los documentos.

Análisis de los datos y posibles compensaciones

El registro horario aportará información de valor al departamento de RRHH. Por ejemplo, si se analiza con detenimiento es posible detectar si existen áreas o personas con una sobrecarga de trabajo recurrente. Esto permite aplicar correcciones antes de que una situación se convierta en un problema para la empresa.

Además de esto, los datos muestran con exactitud cuántas horas extra ha trabajado cada empleado para poder compensar en el sueldo o bien con días libres. Si se opta por esta última opción, el tiempo extra trabajado no aparece ni en la nómina ni tampoco cotiza.
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En este sentido, en Kenjo es posible además exportar esta información para crear reportes que reflejen el total de horas esperadas, las registradas y las extra, por cada empleado, así como de la plantilla en su conjunto. Esto permite a los responsables de Recursos Humanos tener una visión general del tiempo que emplean los trabajadores y llevar a cabo las acciones necesarias en caso de que haya desequilibrios.

Con la pandemia y el auge del trabajo en remoto, muchas compañías se han preguntado cómo registrar la jornada laboral con el teletrabajo si existe esta obligatoriedad en estos casos.

La respuesta es clara ya que estos trabajadores también tienen que cumplir con la ley de control horario, al tener los mismos derechos y obligaciones que un empleado que acude diariamente a la oficina. Por lo tanto e independientemente del lugar en el que se trabaje, todos deberán compartir el inicio y el final de su jornada con la empresa.

De hecho, en 2016 se emitió una sentencia en la que se afirmaba que la falta de medios para saber dónde está o qué está haciendo el trabajador no es excusa para no llevar un control de las horas extra. El Tribunal Superior de Justicia de Castilla y León rechazó los argumentos del empresario que no controló la jornada de sus teletrabajadores para “no invadir su intimidad”.

Con la pandemia y el auge del trabajo en remoto, muchas compañías se han preguntado cómo registrar la jornada laboral con el teletrabajo o si existe esta obligatoriedad en estos casos.

La respuesta es clara ya que estos trabajadores también tienen que cumplir con la ley de control horario, al tener los mismos derechos y obligaciones que un empleado que acude diariamente a la oficina. Por lo tanto e independientemente del lugar en el que se trabaje, todos deberán compartir el inicio y el final de su jornada con la empresa.

De hecho, en 2016 se emitió una sentencia en la que se afirmaba que la falta de medios para saber dónde está o qué está haciendo el trabajador no es excusa para no llevar un control de las horas extra. El Tribunal Superior de Justicia de Castilla y León rechazó los argumentos del empresario que no controló la jornada de sus teletrabajadores para “no invadir su intimidad”.

Pero, ¿qué ocurre si el empleado teletrabaja desde fuera de España o reside en otro país? En estos casos hay que aplicar las normas del lugar en el que se encuentra la sede de la compañía. Por lo tanto, si la empresa está registrada en España, todos sus empleados deberán cumplir con el control horario.

Si una empresa no actúa de acuerdo con lo establecido por la ley, podrá ser sancionada con diversas multas por incumplir con el control horario. De hecho, la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social establece en su artículo 7.5 que no respetar la obligación de registrar la jornada constituirá una infracción grave en materia laboral.

El importe de las sanciones puede variar dependiendo de si estas son leves o muy graves:

Pero, ¿se están haciendo realmente inspecciones de trabajo por control horario? En este caso, la respuesta es afirmativa. De hecho, en los primeros seis meses desde la implantación de la ley se abrieron 2.000 expedientes relacionados con este tema en exclusiva, según datos del Ministerio de Trabajo. De estos, solo 1.000 pudieron ser revisados y 107 acabaron en sanción. Esto significa que por aquel entonces, un 20% de las empresas no estaba cumpliendo con la ley de control horario. Por esta razón y desde el ministerio se está poniendo especial atención en que las organizaciones cumplan con lo requerido.