Leitfaden zur Remote-Arbeit

Der Begriff Telearbeit bezeichnet das, was man landläufig unter Homeoffice versteht, nämlich das ortsgebundene Arbeiten von zu Hause aus. Der Mitarbeiter arbeitet also nicht am Standort, sondern im Homeoffice oder von unterwegs - mit verschiedenen Kommunikationskanälen und Programmen. Die gesetzlichen Voraussetzungen dazu sind in der Arbeitsstättenverordnung in § 2, Abs. 7  geregelt.

Dagegen ist das mobile Arbeiten nicht in der Arbeitsstättenverordnung geregelt. Beschäftigte sind tatsächlich mobil unterwegs und können ihre Arbeit über diverse mobile Endgeräte ohne festen Arbeitsplatz erledigen. Es kann sich also hierbei um Außendienstmitarbeiter oder BErater handeln, die durch den direkten Kundenkontakt mobil sein müssen. Zuhause zu arbeiten ist hier nur eine Option von vielen.

Social Distancing ist seit den Maßnahmen gegen Corona in aller Munde. Dadurch herrscht an vielen Orten eine menschenleere Geisterstadt-Atmosphäre, an denen sich sonst viele Menschen tummeln: Fußballstadien, Diskotheken, Konzerte und natürlich Büros.
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Dementsprechend wurde die Remote-Arbeit für Unternehmen und Betriebe auf der ganzen Welt und damit für die globale Wirtschaft oftmals zum alleinigen Überlebensfaktor. Betriebe, deren Mitarbeiter auch im Homeoffice reibungslos funktionieren, sind hier klar im Vorteil, da sie im Lockdown-Modus wie gehabt weiterarbeiten.
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Daher ist es nur noch schwer vorstellbar, dass vor der Covid-19-Krise in Deutschland die wenigsten Firmen ihre Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten ließen. Zu groß waren die Zweifel und Festhalten an alten Strukturen; viele wichtige Tools fehlten.
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Inzwischen wollen 75 Prozent der Unternehmen ab 100 Beschäftigte die Heimarbeit dauerhaft ausweiten, so Daniel Erdsiek vom ZEW-Forschungsbereich Digitale Ökonomie. Dabei eignen sich selbstverständlich bestimmte Branchen besser als andere für das ortsflexible Arbeiten, besonders in der Informationswirtschaft und in großen Unternehmen. Weitere Statistiken zur Telearbeit gibt es auf unserem Blog.

Viele Unternehmen befürchten, dass die Produktivität und Leistung von Mitarbeitern im Homeoffice leiden würde. Hier tun sich vor allen Dingen die Unternehmen schwer, die dieses Arbeitsmodell noch nicht gewohnt sind.
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Fest steht jedoch, dass das Homeoffice ein Synonym für produktives Arbeiten ist. Entsprechende Zahlen und Studien untermauern diese Aussage: So gaben laut einer Studie von Zapier 42 Prozent der Berufstätigen an, dass sie zu Hause produktiver arbeiten würden, und einige Unternehmen konnten eine Leistungssteigerung um 20 Prozent beobachten.
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Hier lassen sich Zweifel am besten durch regelmäßige Mitarbeitergespräche und Feedback-Runden beseitigen. Zu diesem Zweck sollten Unternehmen einen der aktuellen Situation angepassten Strategieplan entwickeln, der die Ziele und Maßnahmen genau definiert.

Dabei können mehrere Methoden miteinander kombiniert werden oder eine einzige verfolgt werden.

Qualität und Quantität statt reiner Arbeitszeit:

Zwei Kennzahlen sollte man auf jeden Fall immer messen: Die Menge der erledigten Aufgaben und die Qualität der Ergebnisse.
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Zur besseren Leistungsbewertung lohnt sich ein Vergleich der Ergebnisse zweier Mitarbeiter mit denselben Aufgaben und Projekten. Benötigt ein Angestellter bedeutend weniger Zeit als der andere für die Erledigung der gleichen Aufgaben, sollten Vorgesetzte genauer hinschauen.

Die Ergebnisse:

Am besten lassen sich Arbeitsleistungen messen, indem man sich die erzielten Ergebnisse ansieht und prüft, ob die Mitarbeiter die gesetzten Ziele erreicht haben.
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Diese Vorgehensweise eignet sich in fast jeder Arbeitsumgebung. Um die angestrebten Ergebnisse zu erreichen, einigen sich Vorgesetzte und Mitarbeiter auf bestimmte Ziele. Diese dienen als fester Bezugspunkt und hilft Beschäftigten dabei, ihre Arbeit besser zu organisieren.

Klar definierte Kennzahlen als Homeoffice-Vorgaben

Eine weitere Möglichkeit ist das Festlegen von bestimmten Kennzahlen und KPIs, die sich je nach Anforderung und Mitarbeiter richten. Die Leistung kann später daran gemessen werden.
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Unternehmenscoach David Schoenbeck erklärt dazu: “Bei der Aufgabenverteilung in virtuellen Teams müssen die Anforderungen und Erwartungen klar zum Ausdruck gebracht werden. Dabei sollten Fristen und konkrete Vorgaben genannt werden."
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Es gilt also, die Grundlagen klar zu formulieren und später festzustellen, ob sie tatsächlich erfüllt wurden oder nicht.

Internes Feedback:

Nicht zuletzt empfehlen sich auch interne Feedback-Runden zur Leistungsmessung. Dazu eignen sich am besten eine Reihe von automatischen Mitarbeiterumfragen. Zum Beispiel bewertet jeder Mitarbeiter des Unternehmens die Arbeit der anderen und beantwortet nur zwei Fragen des jeweils anderen: Stärken und verbesserungswürdige Bereiche.

Auf diese Weise lässt sich der Grad der Zusammenarbeit zwischen Teams leicht und unkompliziert ermitteln.

Wie alles im Leben bringt auch das Remote Arbeiten von zu Hause ihre Vor- und Nachteile mit sich. Dies gilt sowohl aus Sicht der Arbeitnehmer als auch aus Sicht der Arbeitgeber.
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Schauen wir uns diese Vorteile beider Seiten einmal genauer an:

Telearbeit-Vorteile für Arbeitnehmer

• Arbeitszeitflexibilität: Mitarbeiter gestalten ihren Arbeitstag bis zu einem gewissen Grad frei. Gegebenenfalls müssen sie sich nur an die Kernarbeitszeiten halten.
• Vereinbarkeit von Berufs- und Familienleben: Die Arbeit im Homeoffice mit flexiblen Arbeitszeiten trägt zur Vereinbarkeit von Berufs- und Familienleben bei.
• Geringeres Stressniveau: Pendler wissen, dass sich das Stresslevel um ein Vielfaches erhöhen kann, wenn man morgens im Stau steht und zu spät zum Meeting kommt. Laut einer Studie von TomTom in der Zeitschrift Businesswire erhöht sich dieser sogar bis zu 60 Prozent. Kein Pendeln bedeutet in diesem Sinne erheblich weniger Stress.
• Zeitersparnis: Ebenso sparen Mitarbeiter im Homeoffice enorm Zeit ohne die Pendelei.
• Geringere Kosten: Zu Hause zu essen, weniger Pendeln - all dies senkt die Kosten, die durch den täglichen Büroalltag entstehen.

Telearbeit-Vorteile für Arbeitgeber

• Erschließung neuer Arbeitsmärkte: In Zeiten des Fachkräftemangels ist es ein echter Wettbewerbsvorteil, wenn man Experten aus aller Welt einstellen kann, ohne dass sie deswegen in einem Büro zusammen kommen müssen.
• Mitarbeiterbindung Berufstätige schätzen zunehmend die Flexibilität beim Arbeiten im Homeoffice. Unternehmen, die die Option auf Remote-Arbeit anbieten, setzen sich dadurch von anderen Organisationen ab, die diese Möglichkeit nicht anbieten.
• Geringere Fehlzeiten: Abwesenheiten und Krankheitsfälle von Mitarbeitern gehen aufgrund flexibler Arbeitszeiten zurück.
• Geringere Verwaltungskosten: Laut einer Studie von Global Workplace, die in Forbes Magazine erwähnt wurde, können Unternehmen jährlich bis zu 11.000 USD pro Teilzeitbeschäftigtemr einsparen.
• Erhöhte Produktivität: Mitarbeiter im Homeoffice sind motivierter und können sich zu Hause oftmals besser konzentrieren.
• Zielorientiertes Arbeiten: Mit der Festlegung von Zielvorgaben zur Leistungsmessung im Homeoffice arbeiten Mitarbeiter motivierter und konzentrierter.

Auf der anderen Seite birgt das mobile Arbeiten im Homeoffice auch ihre Nachteile. Der Größte besteht sicherlich darin, dass sich die Telearbeit nicht für alle Unternehmen und Branchen eignet. Und selbst viele Schreibtischtäter haben oftmals Probleme auf Anhieb die digitale Transformation zu vollziehen.

Telearbeit-Nachteile für Mitarbeiter

• Vereinsamung: Insbesondere extrovertiertere Mitarbeiter fühlen sich im Homeoffice schnell sozial isoliert und einsam. Um dem entgegenzuwirken, könnte das Unternehmen jeden Morgen informelle Videokonferenzen oder virtuelle Kaffeepausen organisieren.
• Bewegungsmangel: Das Arbeiten im Homeoffice lässt Mitarbeiter zu echten Couch Potatos werden und nicht wenige verlassen tagelang nicht ihre eigenen vier Wände. Ein aktiver Lebenswandel ist für die Gesundheit jedoch unerlässlich, weswegen Mitarbeiter alle zwei Stunden eine Pause einlegen sollten. Mehr Tipps für mehr Produktivität gibt’s hier.
• Erschwertes Abschalten nach der Arbeit: Gerade im Homeoffice sollten Arbeitszeiten unbedingt eingehalten werden. Am besten kontrolliert die Personalabteilung mögliche Überstunden, um festzustellen, welcher Mitarbeiter mehr arbeitet und warum.

Telearbeit-Nachteile für Arbeitgeber

• Wandel der Unternehmenskultur: Die Einführung eines neuen Arbeitsmodells setzt auch wesentliche Veränderungen innerhalb des Unternehmens in Bezug auf die Prozesse, Methoden und Werkzeuge voraus.
• Weniger Teamarbeit: Das Arbeiten im Homeoffice führt zu einer stärkeren Individualisierung. Daher tun Unternehmen gut daran, ihren Mitarbeitern verschiedene Kommunikationskanäle anzubieten, damit sie sich mit ihren Kollegen vernetzen und mit austauschen können.
• Keine einheitliche Unternehmenskultur: Eine verbindende Unternehmenskultur zu schaffen kann komplizierter sein als im Büro. In kleinen Teams entsteht schnell eine virtuelle Dynamik, die das Zugehörigkeitsgefühl fördern kann.
• Komplexere Leistungskontrolle: Für viele Unternehmen gestaltet sich das Messen der Mitarbeiterleistung und Produktivität im Homeoffice schwierig. Entsprechende Performance-Management-Software schafft hier schnelle Abhilfe.

In Deutschland besteht auch im Jahr 2020 keine gesetzliche Grundlage für Telearbeit. Je nach Bedarf und Unternehmen kann jeder Arbeitgeber selbst entscheiden, ob er in seiner Organisation Telearbeit anbietet oder nicht.

Dabei gelten auch im Homeoffice das Arbeitszeitgesetzund das Arbeitsschutzgesetz. Hier sind unter anderem folgende Punkte festgelegt:

Covid-19 und die digitale Transformation

Das britische Technologiemagazin Computer Weekly untersuchte die Veränderungen in der digitalen Geschäftswelt zwischen März und August 2020.
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Infolge der Corona-Maßnahmen änderten Unternehmen grundlegend ihre Einstellung zur digitalen Transformation und stellten ihre Arbeitsroutine auf Remote-Arbeit um. So fand das in London ansässige Developer Studio Graphene bei einer Befragung heraus, dass 46 Prozent der Entscheidungsträger der Meinung waren, dass Covid-19 die radikalste digitale Transformation bewirkt habe, die es jemals gab.
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Ungefähr 50 Prozent der Befragten haben sich für den Einsatz neuer Technologien entschieden - obwohl sie sich zuvor dagegen gesträubt hätten. 64 Prozent hätten diese aufgrund der Krise sogar schneller implementiert. Darrius Jones, stellvertretender Vorstandsvorsitzender und Chief Strategy Officer bei Poly ist davon überzeugt:
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"Bald wird hybrides Arbeiten in den Mainstream übergehen. Flexibles Arbeiten an mehreren Standorten, mit ansprechenden, produktiven Arbeitsplätzen, die individuell auf den Arbeitsstil jedes Mitarbeiters abgestimmt sind."

Remote-Arbeit: Trends der Zukunft

Wenn also digitales Arbeiten der Weg in die Zukunft ist, wie gehen dann einige der größten Unternehmen der Welt damit um?

Eine erfolgreiche Strategie zur Telearbeit einzurichten, ist gar nicht so kompliziert wie viele denken.
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Mit ein paar einfachen Schritten gestalten Personalmanager den gesamten Prozess reibungsloser und für alle Beteiligten angenehmer.

Typische Remote-Arbeitsstellen identifizieren

Zwar können nicht alle Berufe im Homeoffice ausgeübt werden, aber dank der heute verfügbaren Technologie eignen sich  unzählige Tätigkeiten dazu, von überall auf der Welt zu arbeiten.

So arbeiteten laut einer Studie des Informationsdienstes des Instituts der deutschen Wirtschaft vom Frühjahr 2020 59 Prozent der Beschäftigten aus der Informations- Kommunikationsbranche im Homeoffice. Ebenso wie 54 Prozent aus der Energieversorgung und rund die Hälfte im Bildungssektor.

Komplizierter ist dies naturgemäß bei denjenigen, die in der Gastronomie, Landwirtschaft, und im Gesundheitswesen arbeiten.

Bei der Planung einer erfolgreichen Strategie steht als erster Schritt also immer die Analyse der verschiedenen Möglichkeiten und Verfügbarkeiten an, bevor die entsprechenden Arbeitsinstrumente eingerichtet werden können.

Leitfaden für flexibles Arbeiten in der Praxis

Im nächsten Schritt erstellen Personalmanager entsprechende Richtlinien und eine Telearbeit-Arbeitsstättenverordnung für das Unternehmen. Diese sollten die Prozesse und eingesetzten Arbeitsinstrumente vereinheitlichen und häufig auftretende Fragen beantworten.
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Die meisten Unternehmen mit jahrelanger Erfahrung mit der Remote-Arbeit bieten entsprechende Guides und Ratgeber - von GitLab über Zapier bis hin zu ArtNight und unserem eigenen Leitfaden für das flexible Arbeiten in der Praxis. Diese dienen als Inspiration und Referenz bei der Erstellung der eigenen Richtlinien und helfen bei der Erstellung eigener Standards.

Wichtig ist in dem Zusammenhang der freie Zugang zum Telearbeitsvertrag und die Möglichkeit auf regelmäßige Updates. Hier sollten alle Mitarbeiter im Unternehmen jederzeit darauf zurückgreifen können.
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Notwendige Ressourcen für die Remote-Arbeit

Für eine störungsfreie und unkomplizierte Arbeit im Homeoffice sind Mitarbeiter auf einen eigenen Arbeitsplatz zu Hause angewiesen. Die Verantwortung für die Bereitstellung der dafür erforderlichen Mittel liegt beim Unternehmen. Dazu gehören im Allgemeinen:

Zu Beginn der Pandemie mussten viele Unternehmen diese Materialien an ihre Mitarbeiter noch per Post verschicken, weil alles so schnell gehen musste. Sandra Wulff, Personalleiterin bei der Goodpatch GmbH, erzählte uns in einem Interview, dass ihre Firma Anfang März "Bildschirme, Stühle und technische Ausrüstung zu allen Mitarbeitern ins Homeoffice transportiert haben. Auf diese Weise konnten wir sicherstellen, dass sich alle wohl fühlten und ihre Arbeit von zu Hause aus weiterführen konnten."

Benötigte Technik

Nur mit der richtigen Technologie können Mitarbeiter im Homeoffice oder wo auch immer arbeiten. Ohne Internet oder Telekommunikationssysteme wären die Teams nicht in der Lage, ihre Aufgaben genauso zu erledigen wie an ihrem Arbeitsplatz.

Je nach Größe und Geschäftsbereich hat jedes Unternehmen andere Bedürfnisse und benötigt dementsprechend unterschiedliche Arbeitsinstrumente und Tools für seine virtuellen Teams.

‍Das wären zum Beispiel:Entscheidend dabei sind ein ausgewogenes Gleichgewicht und geeignete Kanäle. So kann ein Kanal für Team-Chats zum Versenden von Dokumenten, Benachrichtigungen, für Fragen  usw. verwendet werden. Videoanrufe eignen sich für Meetings und Brainstorming-Sitzungen; der E-Mail-Verkehr dagegen sollte sich vor allem für die Kommunikation mit Personen außerhalb des Unternehmens beschränken.

Mitarbeiter im Homeoffice müssen organisiert und aufeinander abgestimmt arbeiten und die verschiedenen Kommunikationskanäle angemessen nutzen können. So sind mehrere Videoanrufe pro Tag nicht besonders produktiv. Immerhin eignen sich stundenlange Diskussionsrunden kaum dazu, ungestört und vor allen Dingen produktiv zu arbeiten.

Steuerung und Kontrolle der Remote-Arbeit

Zwei Möglichkeiten eignen sich besonders zur Leistungskontrolle von mobil arbeitenden Teams, die miteinander kombiniert genutzt werden können:

• Mithilfe von Aufgabenmanagement-Tools kann jeder Mitarbeiter sehen, woran die einzelnen Kollegen gegenwärtig arbeiten und wie das Projekt vorankommt.
• Festgelegte Zielvereinbarungen definieren Erwartungen und Fristen und helfen somit bei der Mitarbeiterorientierung. Dank solcher Zielsetzungen weiß jeder Mitarbeiter genau, was von ihm erwartet wird.

Bei der ersten Vorgehensweise kommen Unternehmen nicht um eine Projektmanagementsoftware herum. Die meisten funktionieren intuitiv und sind gleichzeitig einfach zu bedienen: Für jede Aufgabe wird eine Task erstellt. Anschließend weist man diese dem zuständigen Mitarbeiter zu und legt eine Deadline fest. Ebenso werden diese Tasks je nach Bearbeitungsstatus in eine von drei Spalten eingeordnet: Ausstehend, in Bearbeitung und abgeschlossen.

Auf diese Weise erkennen Vorgesetzte und Mitarbeiter den Status aller Projekte auf einen Blick.
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Sehen wir uns einmal ein Beispiel an:
Das Ziel (“Objective”): Umsatzsteigerung.

• Zentrales Ergebnis (“Key Result”) 1: Doppelte  monatlichen Verkaufsleads
• Zentrales Ergebnis (“Key Result”) 2: Verkaufszyklus um 10 Prozent reduzieren

Die SMART-Methode hilft bei der Festlegung der Schlüsselergebnisse, so dass die Mitarbeiter folgende Anforderungen beachten:

Diese Arbeitsmethode bietet einen eindeutigen Bezugspunkt zum Messen und Bewerten der MItarbeiterleistung im Homeoffice. Hierbei ist es ganz wichtig, dass die Ziele von Vorgesetzten und Mitarbeitern gemeinsam festgelegt werden und dass beide Parteien damit zufrieden sind.

Die Verwendung geeigneter Software spielt bei der Telearbeit eine grundlegende Rolle. Neben einem Internetanschluss und einem Computer empfehlen wir Programme, die bei der Zusammenarbeit im Team, bei Meetings und der Organisation der täglichen Aufgaben unterstützen.

Folgende Software halten wir für absolut nötig für die erfolgreiche Arbeit im Homeoffice:

Software zur Aufgabenverwaltung

Indem Kollegen Projektaufgaben organisieren und zuweisen, wird der Arbeitstag planbar, Fristen eingehalten und effizienter gestaltet. Der große Vorteil von Software zur Aufgabenverwaltung besteht darin, dass sich sowohl die Kommunikation im Team als auch die Produktivität automatisch verbessert.

Außerdem sind sie äußerst benutzerfreundlich. Mitarbeiter erstellen für jede Aufgabe eine Karte, aus der die Verantwortlichen und die Abgabefrist hervorgehen. Dann werden die Karten auf einer digitalen Tafel angelegt und in Spalten nach Status angeordnet: Ausstehend, in Bearbeitung und abgeschlossen. Dieses Verfahren wird auch als Kanban-Projektmanagement-Methode bezeichnet.

Werfen wir einen Blick auf einige der auf dem Markt verfügbaren Lösungen.

Trello

Trello basiert auf der Kanban-Methode und ermöglicht das individuelle Anlegen von Board. Diese kann man ganz auf seine Bedürfnisse anpassen und mit dem Team teilen. Trello ist intuitiv und einfach zu bedienen und eignet sich daher perfekt als Einstiegsoption für Neulinge auf dem Markt.

Asana

Asana gehört wahrscheinlich zu den umfassendsten und anpassungsfähigsten Lösungen. Nutzer können selbst entscheiden, wie sie sich die Aufgaben anzeigen lassen (in Listen-, Spalten- oder Kalenderformat) und wie sie Dokumente in der App speichern möchten. Die kostenlose Version begrenzt die Anzahl der Benutzer, die kostenpflichtige Version dagegen bietet mehr Auswahl.

Basecamp

Basecamp unterscheidet sich von den anderen Tools dahingehend, dass es über ein Board zur Veröffentlichung von Updates und eine Chat-Funktion für kurze und informelle Teamgespräche verfügt. Der Rest seiner Funktionen ist ähnlich wie bei den anderen Softwares aufgebaut. Basecamp ist eine kostenpflichtige Software mit einer festen monatlichen Gebühr.

Kommunikationsprogramme für Teams

Alle Kommunikationsmittel im Team werden durch Instant-Messenger-Apps unterstützt. Zusätzliche Funktionen ermöglichen den Versand von Dokumenten, Gruppenchats, Videoanrufe usw.

Ziel ist die Verbesserung der alltäglichen Gespräche im Büro und einen  im Vergleich zu E-Mail viel flexibleren Kommunikationskanal bereitzustellen. Was sich wiederum wieder  direkt auf die Produktivität auswirkt.

Google Hangouts

Google Hangouts ist als Chat-Anwendung mit einem Google Mail-Konto verknüpft. Die Anwendung ist ausgesprochen einfach und ermöglicht sogar das Erstellen von Gruppengesprächen und das Senden von Dokumenten (wenn auch nur in begrenzten Formaten).
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Der Hauptvorteil von Google Hangouts besteht darin, dass es mit dem E-Mail-Verkehr integriert ist und dadurch nicht mehrere Tools verwendet werden müssen. Ebenso können Chats mit  Google Mail-Nutzern durchgeführt werden. Diese Funktion ist praktisch, um schnell Fragen zu stellen.

Slack

Slack ist die bekannteste Team-Messaging-Lösung. Sie arbeitet leistungsfähig und benutzerfreundlich und ermöglicht  sowohl die Kommunikation zwischen mehreren Personen, als auch die Speicherung aller versendeten Dokumente in einer Datei. Die Suchfunktion, mit der Gespräche und Dateien leicht zu finden sind, ist äußerst nützlich und andere alltägliche Anwendungen können integriert werden. Auch gibt es neben einer kostenlosen Version eine kostenpflichtig.

Skype

Dagegen ist Skype besser für die Möglichkeit der Videokonferenzen bekannt, doch viele Unternehmen nutzen die Anwendung auch als internen Chat. Es funktioniert ähnlich wie Slack, aber arbeitet deutlich eingeschränkter, weil keine Integration mit anderen Anwendungen erlaubt ist.
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Als großartige Lösung für diejenigen, die nach einer soliden Chat- und Videokonferenzsoftware suchen, eignet sich dieses Programm allemal.

Abwesenheitsmanagement-Tools

Personalabteilungen verfolgen die Abwesenheiten und Urlaubstage der Beschäftigten in den Unternehmen. Bei der mobilen Arbeit im Homeoffice ist das nicht immer einfach, daher eignet sich der Einsatz einer geeigneten Software, die diesen Prozess unterstützt. Daneben sollte diese einfach zu bedienen.

Software arbeitet cloudbasiert, d.h. die Mitarbeiter haben jederzeit Zugriff auf ihre Dokumente in der Personalabteilung und können sämtliche Informationen wie Urlaubsanträge, Abwesenheitsgenehmigungen und Mutterschafts-/Vaterschaftsurlaub freigeben. Auf diese Weise reduziert sich der Bedarf an E-Mails reduziert und potenzielle Fehler werden vermieden.

Kenjo

Bei Kenjo handelt es sich um eine Personalverwaltungssoftware mit einer großen Palette von Funktionen, darunter dem Abwesenheitsmanagement gehört. Kenjo bietet folgende coolen Features an:

Performance Management-Software

Anhand dieser Programme bewerten Vorgesetzte die Qualität der geleisteten Arbeit im Homeoffice. Sie unterstützen bei der Definition der Vorgehensweisen, Erstellung von Fragebögen, Feedback-Runden, Berichterstellung und der Durchführung von Mitarbeiterbewertungen. Das bedeutet, dass der gesamte Prozess auf einer einzigen Plattform durchgeführt werden kann.

Unternehmen evaluieren ihre Mitarbeiter in der Regel mehrmals im Jahr, aber eine derartige Software erleichtert das Leistungsmanagement derart, dass regelmäßige Mitarbeitergespräche sogar im Homeoffice ein Kinderspiel sind.

Kenjo

Auch in diesem Fall bietet unsere All-in-One-HR-Software die Wahl, 90º-, 180º- und 360º-Leistungsbeurteilungen durchzuführen. Hier können Fragebögen personalisiert, Feedback-Prozesse verfolgt, Berichte erstellt und regelmäßige Informationen über die Mitarbeiterleistung gesammelt werde - alles in einer einzigen Plattform.

Zusammen mit den beiden anderen Funktionen des OKR-Verfahrens und der Mitarbeiterzufriedenheit ergibt sich die volle Transparenz über die Motivationsleistung der Mitarbeiter.

Software für Videokonferenzen

Im Homeoffice sind Tools für das Durchführen von Videoanrufen unerlässlich. Ohne wird es schwer werden, überhaupt einen vernünftigen Arbeitsprozess am Laufen zu halten, immerhin können sich Teams virtuell nah sein und gegebenenfalls Meetings aufzeichnen.

Es gibt zwar viele Lösungen auf dem Markt, aber es ist wichtig, eine zu wählen, die gut funktioniert und es ermöglicht, mehrere Personen zu demselben Gespräch einzuladen.

Zoom

Zoom hat in den letzten Monaten einen enormen Höhenflug erlebt. Die App wurde 22 Mal mehr als im Jahr davor heruntergeladen.

Ihre Benutzerfreundlichkeit war einer der Hauptgründe für ihren Erfolg; dennoch begrenzt die kostenlose Variante die Anrufe auf maximal 40 Minuten. Dagegen sind für die kostenpflichtigen Tarife von Zoom eine unbegrenzte Nutzung möglich.

Hangouts

Hangouts ist Googles Videokonferenz-Tool, und auch hier ist es mit einem Gmail-Konto verknüpft. Wenn Ihr Unternehmen diesen Service nutzt, dann ist Hangouts sehr praktisch.  Und es funktioniert außergewöhnlich gut.

Skype

Skype ist eines der beliebtesten Unternehmen und eines der ersten, das einen Videogesprächsdienst anbietet. Und es ist immer noch die Software der Wahl für viele Unternehmen.

Zeitmanagement

Obwohl nach deutschem Recht die Arbeitgeber bisher nur dazu verpflichtet sind, Überstunden zu erfassen, erwirkte ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) am 12. Mai 2019 die Aufzeichnung der Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter. Deutsche Unternehmen tun also gut daran, entsprechende Programme zur Arbeitszeiterfassung zu nutzen.

Dabei ist es den Unternehmen überlassen, mit welchem System sie dieser Verpflichtung nachkommen wollen. Wir empfehlen eine Software zum digitalen Ein- und Ausstempeln, denn nur so können Mitarbeiter überall und von jedem Gerät aus ihre Zeit erfassen.

Kenjo

Den gesetzlichen Bestimmungen entsprechend bietet Kenjo eine praktische Zeiterfassungssoftware dank der Mitarbeiter digital ein- und ausstempeln können. Alles, was die Mitarbeiter tun müssen, ist, ihre Start- und Endzeiten in der App zu verbuchen.
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Dadurch protokolliert das Personalteam die erfassten Zeiten auf einem Blick und ggf. sofort sehen, wer zu viel oder weniger gearbeitet hat.

Cloudbasierte Speichersysteme

Für die Telearbeit an mehreren Standorten ist die Datenspeicherung in der Cloud sehr praktisch. Immerhin ermöglichen sie die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und das Hinzufügen von Kommentaren in Echtzeit. Grundsätzlich handelt es sich dabei um ein Online-Archivierungssystem, und der Benutzerzugriff lässt sich leicht verwalten.

Die Daten sind in der Speichersoftware durch Verschlüsselung absolut sicher, und außerdem erstellt der Dienstanbieter in der Regel regelmäßige Backups.

Google Drive

Der cloudbasierte Speicherdienst von Google bietet bis zu 15 GB freien Speicherplatz, auf dem alle Arten von Dateien gespeichert werden können. Zudem können gemeinsam genutzte Dateien für die Echtzeit-Zusammenarbeit erstellt werden, auf die andere Nutzer Zugriff haben.

Dropbox

Dropbox ist ein weiteres beliebtes Speichersystem. Die kostenlose Version ist mit 2 GB Speicherplatz ausgestattet, aber mit einem kostenpflichtigen Tarif kann dieser um bis zu 2 TB Speicherplatz erweitert werden. Dropbox funktioniert auch mit gemeinsam genutzten Dateien.

Wetransfer

Auch wenn es sich nicht um einen Speicherdienst per se handelt, ist das Versenden von Dateien mit WeTransfer der Klassiker. Mit dem kostenlosen Paket sind nur maximal 2 GB große Dateien möglich, und der Link läuft in sieben Tagen ab. Mit dem kostenpflichtigen Tarif können jedoch Dateien bis zu 20 GB versendet werden, bei freier Wahl zum Linkablauf. Außerdem stehen bis zu 1 TB Speicherplatz zur Verfügung.

Kennwortverwaltung

Je mehr Programme wir nutzen, desto mehr Passwörter müssen wir uns merken.  Passwortmanager sind eine hervorragende Möglichkeit, sich Passwörter zu merken. Sie speichern die Daten, ermöglichen einen automatischen Zugriff und sicheren Austausch.

LastPass

Dieses ausführliche Verwaltungstool generiert sichere Passwörter, speichert sie und gestattet ein sicheres Versenden an andere Benutzer. Neben der kostenlosen Version stehen kostenpflichtige Tarife mit einer Vielzahl an Funktionen zur Verfügung.

1Password

Diese Software bietet die gleichen Funktionen wie LastPass, ist jedoch etwas attraktiver und intuitiver gestaltet. Hauptnachteil ist, dass es keine kostenlose Version gibt.

Wer sollte die Mittel bereitstellen: das Unternehmen oder die Mitarbeiter?

Genau wie im Büro ist auch im Homeoffice das Unternehmen dafür verantwortlich, den Remote-Mitarbeitern die notwendigen Arbeitsmittel zur Verfügung zu stellen. In der Regel handelt es sich dabei um einen Computer, einen Internetanschluss und technische Unterstützun.
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Als wir während der Pandemie zwangsweise von zu Hause aus arbeiten mussten, schickten einige Unternehmen ihren Mitarbeitern sogar Bürostühle, Computerbildschirme, Fußstützen usw. nach Hause.
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Letztendlich muss der Arbeitgeber gewährleisten, dass die Mitarbeiter genauso problemlos zu Hause arbeiten können  wie im Büro.

Müssen Mitarbeiter Zeiterfassungen führen?

Wie bereits erwähnt gibt es bislang in Deutschland keine generelle gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Dennoch ist durch die Gesetzesänderung des Europäischen GErichtshofs im Mai 2019 davon auszugehen, dass über kurz oder lang die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden erfasst werden.

So hat ein Gutachten des Bundesarbeitsministeriums herausgefunden, dass die aktuellen Regelungen in Deutschland nicht den Anforderungen des EU-Rechts entsprechen und empfiehlt den Arbeitgeber zu verpflichten, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jeweils am Tag der Arbeitsleistung aufzuzeichnen.

Bei der Wahl nach entsprechenden Anbietern müssen Unternehmen darauf achten, dass das System Mitarbeitern ein digitales Ein- und Ausstempeln erlaubt.
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Mit der richtigen Software ist die Mitarbeiterzeiterfassung viel einfacher, da sie an allen Geräten und Standorten einsetzbar sind.

Gibt es Tipps für Arbeitnehmer, die zum ersten Mal im Homeoffice arbeiten?

Die Telearbeit bietet unglaublich viele Vorteile, und doch müssen Unternehmen anfangs einen Eingewöhnungsprozess durchlaufen, bei dem eine ganze Reihe von Problemen auftreten können. Umso wichtiger ist einerseits die richtige Strategie für eine erfolgreiche Remote-Arbeit und andererseits ein guter Kommunikationsfluss zum Austausch von Ratschlägen.

Hier sind unsere wichtigsten Regeln zum mobilen Arbeiten im Homeoffice:

Tipps für das Remote-Arbeiten herunterladen

Wie kann man Familien- und Berufsleben in Einklang bringen?

Telearbeit lässt sich nicht wie erhofft durchführen, wenn nicht alle an einem Strang ziehen. Mitarbeiter und Vorgesetzte müssen lernen, ihre Zeit eigenverantwortlich zu planen und feste Arbeitsabläufe zu erstellen, besonders wenn Kinder oder anderen Ablenkungen bei der Remote-Arbeit warten.

Eine gesunde Work-Life-Balance zu verfolgen kann im Homeoffice schwieriger sein als erwartet. Immerhin arbeitet, lebt und liebt man den ganzen Tag am gleichen Ort: Seinem zu Hause. Vielen Menschen fällt zum Beispiel mitten beim Bearbeiten einer wichtigen Präsentation ein, dass ei jetzt noch unbedingt schnell die Wäsche aufhängen müssen. Arbeitet man im Büro, müsste das warten, aber zu Hause ist das bisschen Hausarbeit ein Klacks: Denken zumindest viele. Ein sehr häufiger Fehler, der die Produktivität und Konzentration der Mitarbeiter beeinträchtigt.

Wie bereits erwähnt besteht die Lösung darin, feste Routinen und Abläufe zu etablieren und diese genau wie im Büro auch einzuhalten. Dabei sollten die von den Mitarbeitern gewählten Routinen ihren persönlichen Bedürfnissen entsprechen. Familien mit Kindern werden andere Tagesabläufe wählen wie Singlehaushalte.

Für alle sollte klar sein, dass die Zeit vor dem Computer auch ausschließlich für die Arbeit reserviert ist und konzentriertes Arbeiten ohne Ablenkung erfordert.

Ein ausgewiesener Arbeitsbereich unterstützt bei der Konzentration. Die normale Morgenroutine vor der Arbeit kann genauso weitergeführt werden wie auch beim Gang ins Büro: Sport treiben, duschen, frühstücken, sich anziehen: Letzteres ist besonders wichtig, um sich nicht gehen zu lassen. Bequeme und zwanglose Kleidung reicht völlig aus, aber das Wichtigste ist, präsentabel zu sein und nicht in Unterwäsche im Teammeeting zu sitzen.

"Sich morgens anzuziehen gibt Menschen das Gefühl zur Arbeit zu gehen", lautet ein wichtiger Hinweis im Science Focus. Dort wird auch erwähnt, dass die ein fester Schlafrhythmus ebenso wichtig ist. Zu viel und zu wenig Schlaf wirken sich beide negativ auf die kognitiven Fähigkeiten aus.

Letztlich geht es darum, selbständig seine Zeit zu organisieren und zu definieren, welche Aufgaben wann bearbeitet und wie viel Zeit dafür benötigt wird. Mit ein wenig Disziplin gelingt die Remote-Arbeit und sollte für jeden Mitarbeiter und Vorgesetzten eine Bereicherung sein.

Wer ist für Gesundheit und Arbeitsschutz während der Telearbeit  verantwortlich?

Gemäß der Arbeitsstättenverordnung ArbStättV müssen Arbeitgeber bei der Telearbeit ihren Schutzpflichten nachkommen. Dazu zählen insbesondere das Arbeitszeitgesetz und das Arbeitsschutzgesetz.

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Zum Beispiel muss der Arbeitgeber bei der erstmaligen Errichtung des Remote-Arbeitsplatzes eine fachkundige Gefährdungsbeurteilung vornehmen, diese dokumentieren und die Beschäftigten unterweisen.

Was für Personalbeschaffungsmaßnahmen können im Homeoffice durchgeführt werden?

Sämtliche Unternehmensaktivitäten einschließlich der Rekrutierung neuer Mitarbeiter müssen im Homeoffice stattfinden.

Selbst unter normalen Bedingungen sollten Unternehmen immer versuchen, die Rekrutierungsprozesse dahingehend zu optimieren, aber umso wichtiger ist es bei der Telearbeit. Die Prozesse müssen hier unbedingt angepasst und notwendigen Änderungen umgesetzt werden.

Während eines unserer Webinars stellte uns Rekrutierungsexpertin Anna Brandt 8 Tipps für effektives digitales Recruiting und Onboarding vor:

Wie werden neue Remote-Mitarbeiter eingearbeitet?

Noch heikler stellt sich der Onboarding-Prozess von neuen Mitarbeitern dar. Gallup und Tata Consulting fanden heraus, dass neue Mitarbeiter mit um 82 Prozent höherer Wahrscheinlichkeit langfristig im Unternehmen bleiben, wenn sie sich von Anfang an wohl gefühlt haben. Dagegen führt eine negative Erfahrung zu einer vorzeitigen Kündigung. Das sagt einem auch der gesunde Menschenverstand. Immerhin verbringen wir sehr viel Zeit auf Arbeit und wollen eine gute Zeit verbringen; zumindest die meiste Zeit.

Was können Firmen also tun, um einen erfolgreichen Onboarding-Prozess im Homeoffice zu gewährleisten? Es gibt unzählige Strategien, um den Onboarding-Prozess zu optimieren: