Guía sobre los Recursos Humanos en la empresa

Podemos definir los recursos humanos de una empresa, o RR. HH por su abreviatura en español, como el departamento encargado de gestionar y administrar todo lo relacionado con los empleados de una compañía.
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Muchos de los empleados estarán al tanto de que sus colegas de recursos humanos son los encargados de generar nóminas, planificar vacaciones, contratar a nuevos empleados, hacer onboardings a las nuevas contrataciones...,  pero realmente este departamento es mucho más que eso. 
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El departamento de recursos humanos es crucial para la consecución de los objetivos estratégicos de la compañía. Este departamento ayuda enormemente a la hora de alinear a los empleados con los objetivos estratégicos marcados por la dirección de la compañía.
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Además, desde recursos humanos deben de garantizar la motivación y el desarrollo personal y laboral de cada uno de los empleados de la organización, consiguiendo así un mejor desarrollo profesional y, por consecuencia, aportando valor hacia la consecución de los objetivos marcados.

El mundo de los Recursos Humanos ha evolucionado enormemente en los últimos años. De hecho, muchas compañías actualmente utilizan términos como “Talento Humano”, “Capital Humano”, “Cultura y talento”, “Personas y talento”, para referirse al departamento de Recursos Humanos.
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Los recursos humanos tienen más de dos siglos de historia. Vamos a analizar la evolución de los recursos humanos a lo largo del tiempo.

Los recursos humanos en la Revolución Industrial (siglo XIX)

En el siglo XIX fue cuando se realizaron los primeros esfuerzos por mejorar la dirección de los recursos humanos en la empresa. Con la llegada de la revolución industrial, los empleados empezaban a sentirse insatisfechos debido a toda la mecanización de los procesos productivos, por lo que apoyados por los sindicatos empezaron un movimiento para mejorar sus condiciones de vida: condiciones salariales, salud, educación de sus descendientes...
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Las compañías más destacadas de aquella época, viendo la importancia que estaba teniendo aquel movimiento, crearon los primeros “departamentos de bienestar” para atender las peticiones de los trabajadores.

La llegada del Taylorismo (finales del siglo XIX)

Frederic Winslow Taylor fue el máximo exponente de la denominada “Escuela Clásica”, una nueva corriente de pensamiento en donde primaba producir más a un menor coste.

Las ideas que defendía el Taylorismo no eran ni mucho menos favorables para los empleados, ya que defendía ideas como:

• Los empleados aplican la ley del mínimo esfuerzo.
• La única forma de motivar a los empleados es a través de compensaciones económicas.
• Los empleados no necesitan pensar.
• El trabajo en equipo no es beneficioso.

El experimento de Hawthorne (principios del siglo XX)

A principios del siglo XX, el sociólogo y psicólogo Elton Mayo realiza el experimento de Hawthorne, en donde se demuestra la influencia de los factores psicológicos y sociológicos en el mundo del trabajo.
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Este experimento supuso un cambio drástico en la forma de ver a los empleados. Se demostró que cada ser humano es diferente y que el factor económico no es el único que mueve a los trabajadores.
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Por tanto, a principios de este siglo es cuando las empresas empiezan a ver a los trabajadores como un activo para la organización y la empresa empieza a interesarse realmente por los trabajadores. Empiezan a aparecer los primeros departamentos de recursos humanos, pero con funciones muy limitadas.
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El gran auge de los departamento de Recursos Humanos surge entre el final de la Primera Guerra Mundial (1914-1918) y la Gran Depresión (1936-1939), debido a la aparición de normativas sociales que las empresas debían de cumplir.

Importancia de los aspectos psicológicos y sociológicos (década de los 70-80)

A finales del siglo XX las compañías ya son conscientes de la importancia que tienen los trabajadores a la hora de cumplir los objetivos establecidos. 
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A partir de la década de los 70, los responsables de los recursos humanos ya no solamente se fijan en la productividad, sino que también se interesan porque el empleado se adapte perfectamente a la cultura de la empresa y éste tenga cada vez más independencia.

La digitalización de los recursos humanos

Actualmente, los líderes de los departamentos de recursos humanos son conscientes de la importancia que tienen las personas en la consecución de los objetivos empresariales. Por ello cada vez se hace más énfasis en que los empleados trabajen a gusto en la compañía, ya que se hace complicado que los objetivos se puedan cumplir con equipos totalmente desmotivados.
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Del mismo modo, los empleados analizan cada vez más la empresa de la que quieren formar parte. Ya no solamente importa la faceta económica, sino que se valoran aspectos como la cultura empresarial o el employee experience.
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El departamento de recursos humanos de hoy en día ya no dedica tanto tiempo a las tareas más administrativas del departamento (gestión de vacaciones, desarrollo de nóminas…). Gracias a la aparición de los software de recursos humanos, los responsables de recursos humanos tienen mucho más tiempo para dedicar a lo verdaderamente importante: LAS PERSONAS.

El área de Recursos Humanos es la encargada de atraer y gestionar el talento de la empresa. Entre las principales funciones de este departamento se encuentran:
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• Reclutamiento y selección de candidatos.
• Onboarding de nuevos miembros.
• Formación y capacitación del personal.
• Gestión de sueldos, beneficios y prestaciones.
• Control de ausencias, vacaciones y bajas laborales.
• Evaluación del desempeño de los empleados.
• Creación de políticas de bienestar.
• Creación de planes de carrera y promoción profesional.
  

Para poder llevar a cabo todas estas tareas es fundamental contar con un equipo especializado. Aunque dependiendo del tamaño de la empresa, éste estará formado por más o menos miembros (de esto hablaremos más adelante). Los principales perfiles profesionales en Recursos Humanos son:

Las soft skills y las hard skills son los dos tipos de destrezas que nos hacen únicos como profesionales. Las primeras tienen que ver con aspectos sociales como la empatía o la capacidad de negociación. Las segundas son puramente técnicas y están relacionadas con los conocimientos que poseemos para desarrollar un trabajo concreto.
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Las habilidades en Recursos Humanos más deseadas son las que tienen que ver con las soft skills aunque también es necesaria una formación específica. Algunas de las skills más importantes son:

Los pasos a seguir, a la hora de construir un departamento de RR. HH. son: 
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1. Trabaja en crear una cultura de empresa
Antes de empezar a seleccionar nuevos miembros para tu equipo, crea y extiende una cultura empresarial dentro de la organización. Establece unos valores y creencias que definen a todo el conjunto de la plantilla y os hagan especiales. De este modo, te resultará mucho más fácil encontrar a personas que encajen dentro de la compañía.
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2. Lleva a cabo el proceso de selección
Elige a aquellos profesionales que encajan mejor dentro de tu empresa y su cultura y que, además, tengan las habilidades que el puesto requiere. Es importante buscar un equilibrio ya que de nada sirve encontrar a un profesional excelente en su trabajo pero que no conecta con la filosofía de la empresa. Aquí tienes unachecklistque te puede ayudar en el proceso:
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3. Alinéate con el resto de departamentos
Para que la labor del departamento de RR. HH. sea un éxito necesitas trabajar de la mano del resto de áreas. Organiza una reunión de arranque para alinear estrategias y, después, establece sesiones de control periódicas para favorecer la comunicación y trabajar en equipo.

4. Busca la mejora continua
No te conformes y trata, siempre, de ofrecer mejores resultados, optimizar procesos y mantenerte al día de las novedades del sector y del mercado laboral. El éxito en un equipo de RR. HH. es seguir mejorando. 
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5. Ayúdate de la tecnología
Un miembro indispensable en tu equipo de RR. HH. ha de ser la tecnología. Busca un software que os ayude a automatizar tareas, optimizar procesos y ahorrar tiempo para poder centrar esfuerzos en los realmente importante: las personas. Existen dos tipos de programas: los de desktop y los que actúan en la nube. Los primeros son programas “tradicionales” que se descargan e instalan en el ordenador, sin embargo, los segundos, utilizan la tecnología en la nube para que te puedas conectar desde cualquier lugar y trabajar más fácilmente.

Esta idea, por tanto, pone de manifiesto que se necesita un número mínimo de empleados para desarrollar ciertas tareas. Sin embargo, cuando el equipo alcance un cierto volumen éste no suele crecer al mismo ritmo que la empresa. 
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¿Por qué se dan estos parámetros? Los motivos son variados:

• En primer lugar, aunque la proporción es menor, el número total de personas que componen el departamento de RR. HH. será siempre mayor en una gran empresa. Con más recursos, hay más flexibilidad para compensar las demandas de trabajo y distribuir los recursos.
• En las empresas grandes, los diferentes profesionales del equipo de RR. HH. suelen estar especializados en un área lo que hace que sean mucho más eficientes y productivos. En las pequeñas, en cambio, una única persona se dedica a muchas tareas diferentes lo que requiere más esfuerzo.
• En las grandes empresas, donde se manejan presupuestos más abultados, tienen menos personal de RR. HH. porque pueden permitirse externalizar ciertas tareas. Cuando esto ocurre, la relación empleados/profesionales de RR. HH. tiende a disminuir aunque los gastos reales suelen aumentar.

Cuando el departamento de personal está formado por dos o más personas hay que buscar un método para organizar el departamento de Recursos Humanos. Es decir, quién depende de quién, quién hace qué y cuál es la fórmula más óptima. Aunque cada empresa ha de encontrar el modelo que más se adapta a sus necesidades, existen ciertas configuraciones o estructuras que suelen funcionar bien:

1. Estructura para un departamento de 2 personas

Cuando un departamento está formado por dos personas una de ellas será, lógicamente, el responsable de RR. HH. Para la otra, existen dos opciones: contratar a un asistente o a un profesional especializado en reclutamiento. En el primer caso, el manager se encarga de la parte estratégica y el asistente de la parte más administrativa.  En el segundo, el “Recruiter” o reclutador se encargará de todos los procesos de selección. Este último modelo tiene especial sentido en empresas con una gran rotación.

2. Estructura para un departamento de 3 personas

Cuando el departamento pasa a estar formado por tres profesionales no hay motivos para elegir: contrata a un Recruiter y a un asistente. Esta estructura es la más recomendada para la mayoría de las empresas. Muchos cuentan con expertos en cultura o desarrollo cuando alcanzan de 50 a 80 empleados porque son áreas importantes. Pero también se pueden externalizar esas necesidades si no están en tu lista de prioridades.

3. Estructura para un departamento de 6 personas

A medida que crece el departamento, lo más recomendable es contratar a especialistas que desempeñen funciones específicas y que están, además, relacionadas con los principales objetivos de la empresa. Arriba vemos un ejemplo de un departamento de seis personas en las que todas tienen funciones determinadas:

• HR Manager: maneja la estrategia y aprueba todas las principales decisiones de la mano de los directivos de la empresa.
• Recruiting manager: diseña y lleva a cabo los procesos de selección, revisa CV, realiza entrevistas y selecciona a candidatos.
• Employee relations manager: hace los onboardings, realiza las evaluaciones de desempeño y media en los posibles conflictos empresariales.
• Compensation manager: crea los programas de retribución, lleva control de las nóminas y se asegura de que todo el mundo cobre a tiempo.
• Training manager: trabaja directamente con los responsables del departamento para poner en marcha programas de formación.
• Compliance manager: su labor consiste en asegurarse de que todos los empleados cumplen con las normas de seguridad laboral y los controles médicos oportunos.

Es importante señalar también que en este modelo cada uno de los managers puede tener a un asistente a su cargo que le ayude en las tareas de su área; del mismo modo, el Director que puede contar con un subdirector que revise más de cerca el trabajo del departamento.

Te dejamos, también, dos modelos de organización para grandes empresas:

Con el objetivo de seguir mejorando en la gestión de Recursos Humanos surgen nuevos modelos que presentan soluciones interesantes para los departamentos de hoy en día. Uno de ellos es del Idalberto Chiavenato (2002) que analiza la Administración de Recursos Humanos como un proceso que está formado por subsistemas interdependientes integrados entre sí:

También cabe mencionar el Modelo de Gestión por Competencias que sirve para garantizar que la persona asignada a una determinada tarea resulta la más adecuada, según sus habilidades, para hacerse cargo de las labores derivadas. El objetivo es conseguir el éxito de la empresa analizando la realidad del negocio y de los recursos humanos disponibles.

Este modelo ofrece ciertas ventajas:

• Detectar puntos débiles en un área específica.
• Obtener resultados fiables al utilizarse un método de evaluación medible.
• Aumentar la eficiencia de los empleados.
• Favorecer un clima laboral agradable.
• Reducir el absentismo laboral y la tasa de rotación.
• Mejorar el desempeño general de la organización.

• Formación y desarrollo.
• Planes de carrera y sucesión.
• Políticas retributivas.

El papel estratégico de Recursos Humanos obliga al departamento a definir su propia estrategia y contribuir, a través del capital humano de la organización, a los objetivos globales. Te proponemos 10 pasos para definir y ejecutar una estrategia efectiva, así como a desarrollar y prestar los servicios necesarios para el crecimiento de tu empresa.

1. Entiende la estrategia del negocio

Teniendo esto en cuenta, es posible aplicar tres tipos de estrategia:

2. Define la estrategia de RR. HH.

Crea una hoja de ruta que describa cómo la organización va a aprovechar el talento humano para abordar los desafíos y alcanzar los objetivos establecidos. Es decir:

• Traduce la estrategia de la organización en una estrategia adaptada a la visión y capacidades de RR. HH., establece prioridades y crea un plan de negocios efectivo y factible.
• Define la estrategia de RR. HH. a través de iniciativas, programas y personas clave.
• Identifica las mejores formas de atraer, motivar y retener a los diferentes segmentos de la plantilla.

Al final, una estrategia de RR. HH. eficaz te proporcionará una hoja de ruta para crear valor a través de la fuerza laboral de la organización.

3. Segmenta a las audiencias de RR. HH.

Identifica a los segmentos críticos del capital humano de la empresa y crea programas y servicios específicos. Define, por ejemplo, cuál son las personas o los equipos clave a la hora de lograr los objetivos marcados y evalúa sus necesidades para crear programas y servicios adaptados a sus necesidades.

4. Prioriza las inversiones

El departamento de RR. HH. suele contar con un presupuesto anual que debe gestionar y administrar. Trata de priorizar las inversiones identificando todos los proyectos que va a abordar el departamento, los costes y los beneficios. Así podrás asignar los recursos adecuados a cada uno de ellos. 
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Es recomendable, también:

• Identificar y desarrollar criterios para priorizar las inversiones y asegurarse de que estén alineadas con la estrategia de la empresa.
• Analizar el coste, el beneficio y el riesgo de cada proyecto.

5. Diseña los servicios de RR. HH.

Diseña e implementa soluciones que sean críticas a la hora de garantizar la ejecución de la estrategia de Recursos Humanos. Para ello, realiza un análisis de los procesos del departamento e identifica todos aquellos que podrían optimizarse o rediseñarse. Además, revisa la cartera actual de servicios y piensa si es necesario añadir nuevas soluciones.

6. Garantiza un modelo de prestación de servicios

Diseña un modelo de prestación de servicios de Recursos Humanos adaptado. Para ello:

• Analiza el modelo actual y evalúa su capacidad para cumplir de manera efectiva con las necesidades y objetivos de la organización.
• Define roles específicos y opciones de entrega.
• Identifica sistemas, procesos e infraestructura clave.

7. Establece la capacidades de RR. HH. adecuadas

Identifica y desarrolla las habilidades, competencias y capacidades requeridas para que RR. HH. cumpla su rol estratégico dentro de la empresa. Además, realiza un análisis de las habilidades específicas a desarrollar para crear planes de capacitación o de reclutamiento y llenar así los “vacíos” más críticos.

8. Mejora continuamente la excelencia operativa del departamento

Diseña herramientas de apoyo, nuevos procesos… para ayudar al personal de RR. HH. a tener éxito en sus tareas diarias. Evalúa la eficiencia de los servicios y las actividades llevadas a cabo actualmente con la ayuda de KPIs y cuadros de mando específicos y detecta áreas de mejora.

9. Construye la marca de RR. HH.

Comprende y comunica el valor del departamento de personal dentro de la empresa. Para ello, desarrolla e implementa un plan de comunicación integrado y trata de obtener feedback cualitativo.

10. Mide el impacto de los productos y servicios de RR. HH.

Identifica los KPIs clave para controlar el rendimiento del departamento y el retorno de la inversión. Esto te permitirá:

En definitiva, diseña un cuadro de mando para analizar el impacto de RR. HH., el valor generado y los costes.

Como acabamos de ver, detrás de las acciones llevadas a cabo por Recursos Humanos debe de haber una estrategia definida y alineada con los objetivos del departamento y la empresa. Este plan se puede representar a través de un documento convencional o con un mapa estratégico que, de una forma mucho más visual, permite entender de un vistazo cómo las acciones de RR. HH. conectan con los objetivos de la compañía.

¿Qué es un mapa estratégico de recursos humanos?

Dicen que una imagen vale más que mil palabras y, en el caso del mapa estratégico, es cierto. Esta herramienta es una representación visual de la estrategia de una organización o de una de sus áreas. En él se describen las acciones y las decisiones que se van a llevar a cabo para mejorar el posicionamiento de la compañía y alcanzar objetivos.

Para hacer uno, tal y  solo necesitas una página y un diagrama en el que aparezcan objetivos, acciones y conectarlos entre sí según su causa y efecto. Lo habitual es crear filas para cada uno de los grandes objetivos y, dentro de estos, añadir metas secundarias dentro de un óvalo. Después se suelen incluir flechas que unan los objetivos para mostrar cómo se conectan entre sí. También se pueden utilizar colores (rojo, verde y amarillo) para señalar el estado de cada uno de los objetivos.

En el ejemplo de abajo puedes ver el mapa estratégico de una entidad sin ánimo de lucro. Su objetivo principal es que sus clientes estén satisfechos y para ello necesitan que sus voluntarios también lo estén. ¿Cuál es la clave para conseguirlo? Que su personal se sienta parte del equipo. Para lograrlo han de trabajar en tres áreas: el reclutamiento, la capacitación y el compromiso. En cada una de ellas han establecido tareas concretas.

¿Por qué usar un mapa estratégico en RR. HH.?

Tener tus objetivos claros y bien representados te ayudará a alcanzarlos más fácilmente. Es por esto que utilizar un mapa estratégico tienes grandes ventajas.

Es, en definitiva, una herramienta muy útil dentro de cualquier compañía.

Hemos hablado de cómo crear la estrategia de la empresa pero hay una parte de esta que es especialmente importante y que, por tanto, merece un capítulo a parte: los objetivos. Por lo general, las metas del departamento de Recursos Humanos dependen de la estrategia global de la compañía. Si, por ejemplo, una empresa tiene planificada la expansión a nuevos mercados, se medirá el éxito del departamento por su capacidad de crear un equipo adecuado para este propósito con el mínimo coste. 
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Podemos decir que los anteriores son objetivos específicos, pero todo departamento de RR. HH. suele responder a unos objetivos generales. Entre ellos podemos destacar los siguientes:

• Alinear la estrategia de la compañía con RR. HH: Recursos Humanos ha de alinear sus acciones con la estrategia de la compañía para contribuir a la consecución de los objetivos globales.
• Atraer y retener al mejor talento: el éxito de una empresa depende del capital humano que la forma. El área de RR. HH. debe encontrar a los mejores profesionales y conseguir que se queden en la empresa a largo plazo.
• Garantizar un buen ambiente laboral: el bienestar de los empleados está estrechamente ligado a su productividad; por lo tanto, un equipo satisfecho y motivado ofrecerá mejores resultados que uno que no lo está.
• Cuidar de la marca empleadora de la empresa: una organización con una cultura empresarial atractiva tendrá, a su vez, una marca empleadora interesante lo que conseguirá atraer talento más fácilmente.

• Specific (específico): el KPI debe referirse a una tareas o acción concreta. Por ejemplo: reducir en un 2% la tasa de absentismo laboral.
• Mensurable (medible): si no se puede medir, no podemos interpretar los datos ni utilizar herramientas específicas para ello.
• Achievable (alcanzable): los objetivos que establecemos para cada KPI tiene que ser alcanzable con las condiciones con las que se cuenta.
• Relevant (relevante): es importante, también, elegir métricas que sean relevantes para el negocio y que aporten información de valor.
• Timely (temporal): por último, cada KPI debe estar limitado en el tiempo y ser revisado con cierta periodicidad.

Una vez tenemos la estrategia y los objetivos, tendremos que medir si vamos por el buen camino. ¿Por qué? Una de las principales consecuencias del peso estratégico de RR. HH. ha sido el creciente interés por conocer los resultados de las acciones llevadas a cabo con el objetivo de detectar mejoras y obtener información de valor que permita a la empresa tomar mejores decisiones. Para ello, el área de RR. HH. ha empezado a trabajar con KPIs. Es decir, indicadores de desempeño que permiten evaluar el trabajo del departamento.

En los KPIS de Recursos Humanos se puede profundizar mucho más. Lo importante es que cada empresa encuentre las métricas que le resultan útiles y un modelo a largo plazo que les permita obtener un histórico y hacer seguimiento de sus acciones. 
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Una vez seleccionadas, es importante también crear un cuadro de mando o dashboard que permita, de un vistazo, comprender en qué punto se encuentra el departamento y cómo va respecto a los objetivos marcados. Existen multitud de opción, una muy interesante es esta que plantea Deloitte:

Ellos le llaman HR Scorecard y utilizan este cuadro como herramienta para medir la contribución del RR. HH. al desempeño general de la organización. Es por eso que incluye indicadores clave sobre el rendimiento de las inversiones y diferentes acciones llevadas a cabo. Además de incluir una descripción de cada KPI, también incluyen una columna con el objetivo, el resultado y la variación. En este caso, como los datos son positivos los señalan en verde.

Los departamentos de Recursos Humanos han evolucionado mucho desde que comenzó a hacerse una gestión proactiva del personal de la empresa  en la época de la Revolución Industrial. En aquel momento, los trabajadores eran un coste a minimizar y todos los esfuerzos estaban enfocados en este sentido hacia el control y la disciplina. 
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Sin embargo, poco a poco, este área se ha ido modernizando y adquiriendo nuevas funciones. Al principio estaban muy limitadas y se reducían a la gestión de nóminas, contrataciones y tareas de carácter administrativo. Auunque, con el tiempo, el departamento de RR. HH. ha ido cogiendo peso y protagonismo dentro de la estrategia de las compañías. 
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En este cuadro, vemos las diferentes etapas por las que han pasado los departamentos de RR. HH. y cuáles eran las dinámicas habituales en cada momento.

A día de hoy, los departamentos de RR. HH. están viviendo una gran transformación a muchos niveles pero, sobre todo, en cuanto a su papel dentro de las empresas. Tal es así que en muchas organizaciones han decidido cambiar la denominación de sus departamentos para hacer patente esta nueva visión: Dirección de personas, Personas y valores, Gestión de talento…

La externalización de RR. HH. supone contratar a una empresa para realizar las tareas que suele desempeñar este departamento dentro de una organización. ¿Cuándo se suele optar por ese modelo? Depende de la situación y el tamaño de la empresa:

Alguna de las ventajas que ofrece este modelo son:

• Reducción de costes en salarios, contrataciones, etc.
• Reducción de errores al delegar en expertos en la materia.
• Mejora la calidad de las contrataciones.
• Mayor competitividad empresarial.
• Mejora la calidad del servicio.
• Libera tiempo para dedicarse a otras labores más importantes.

• Pérdida de control.
• Impacto en la relación empleado/empleados.
• Pérdida de flexibilidad.

El mercado laboral está cambiando a pasos agigantados lo que trae consigo nuevas formas de trabajo y de gestión del talento. Los departamentos de RR. HH. tienen ante sí la gran responsabilidad de adaptarse a los nuevos tiempos y hacer de su trabajo el éxito de la empresa. Y es que según las estadísticas de recursos humanos, el 70% de los profesionales reconoce la necesidad de abordar la transformación.

Un claro ejemplo de ello, es que cada día es más habitual que los departamentos dejen de utilizar plantillas Excel para Recursos Humanos e integren un software integral para simplificar las tareas del día a día.