CARTO es una empresa líder en el sector de la Inteligencia de localización nacida en Madrid en el año 2012. A través de su plataforma SaaS, CARTO ha revolucionado el mundo de los datos y la geolocalización, permitiendo la recolección, tratamiento y análisis de los datos para mejorar los procesos y los objetivos de negocio de las empresas. Cuenta con múltiples localizaciones repartidas sobre todo en EE.UU. (Nueva York) y diferentes ciudades de España. Entre sus clientes destacan gigantes como la NASA, Google o Twitter.
PAÍS
España
SOLUCIÓN
Onboarding, Offboarding, Workflow, Administración.
NÚMERO DE EMPLEADOS
125
INDUSTRIA
Inteligencia de localización
HÉROES DEL PROYECTO
Jose Martín-Corral, HR & Recruitment
EL DESAFÍO
La llegada del COVID supuso la reinvención para muchos departamentos de RRHH, en el caso de CARTO tuvieron dos retos a los que hacer frente, el ahorro de costes en herramientas de RRHH, y la automatización de tareas y procesos.
Con un equipo en el área RRHH de 3 personas, gestionar una empresa de 125 empleados requiere ser ágil y automatizar todos los procesos que sean posibles. Sin embargo, esto no era posible con las herramientas antiguas que utilizaban.
Por otro lado, el uso de su anterior software de RRHH, Bamboo HR, no cubría todas las necesidades de CARTO con la ley vigente de control horario. El hecho de no poder descargar el histórico de fichajes y demostrar las horas trabajadas por los empleados ante la Ley en caso de inspección, era especialmente importante y relevante.
Tras analizar más de 15 herramientas de RRHH disponibles en todo el mercado internacional, Jose eligió Kenjo por su flexibilidad a la hora de cumplir con todos sus requisitos del día a día y legales, y nos pusimos manos a la obra para ayudarles.
Una vez cumplidos los principales retos, pudimos además implementar algunas funcionalidades nuevas que no disponían con su anterior herramienta de RRHH como era la extracción de datos históricos en todas aquellas funcionalidades del software que CARTO necesitaba.
De este modo, las necesidades de CARTO se convirtieron en:
1. Disponibilidad de una herramienta que soportara multiempresas y oficinas virtuales. Con Bamboo HR era complejo vincular empleados que trabajan en remoto con ciertas oficinas alrededor del mundo.
2. Software de cumplimiento con la Ley de control horario 8/2019 recogida en el Estatuto de los Trabajadores
3. Disponibilidad para almacenar el histórico de promociones y cambios de nóminas donde otros proveedores como Bamboo HR y Factorial HR no llegaban a suplir.
La llegada del COVID supuso la reinvención para muchos departamentos de RRHH, en el caso de CARTO tuvieron dos retos a los que hacer frente, el ahorro de costes en herramientas de RRHH, y la automatización de tareas y procesos.
JOSE MARTÍN-CORRAL, HR & RECRUITMENT
Migración de histórico de datos
Uno de los principales problemas al migrar de Bamboo HR, fue la dificultad para extraer los datos, ya que no tenían ninguna opción para hacerlo. No poder exportarlos, se convirtió en un problema grave a nivel legal ya que por Ley, es obligatorio disponer de los datos y entregarlos al Ministerio si así lo requiere.
Trabajamos conjuntamente bajo un proyecto de migración donde importamos en Kenjo no solo los datos básicos como el histórico de fichajes o vacaciones, sino también documentación sensible como nóminas y otros datos acumulados de diferentes funcionalidades que también integramos de manera satisfactoria.
Durante la migración aprovechamos y creamos para CARTO campos nuevos personalizados que les permitieran estructurar la información de una nueva manera más óptima. Por ejemplo, creamos oficinas virtuales y segmentación multiempresa para agrupar a todos sus teletrabajadores en sus oficinas correspondientes.
Como afirma Jose, “Kenjo nos dio libertad para disponer de los datos y poder tratarlos internamente, algo que era de especial importancia”
En el análisis que CARTO realizó, pudieron comprobar como la mayoría de las herramientas de RRHH no permitían tener datos históricos más allá del salario, y eso fue algo que desde Kenjo pudimos resolver fácilmente.
Automatización personalizada
Tras la migración de datos, CARTO ha empezado a automatizar con Kenjo todas las tareas relacionadas con la promoción de los empleados o cambios de puesto a través de la funcionalidad Workflow.
La manera en que se gestionaba este proceso, era a través de un excel, lo que implicaba hacer todo a mano y depender de cada persona asignada para llevar a cabo las modificaciones necesarias.
Gracias a las notificaciones en Kenjo, los responsables disponen de alertas para no perder nada de información en el camino.
En un proceso de onboarding, coordinar a 10 personas es mucho más sencillo cuando toda la información está en una sola herramienta y solo hay que darle a un botón para que todo el mundo quede notificado.
Gracias a la modernización del cambio de herramienta que ha supuesto Kenjo, el equipo de RRHH de CARTO está muy contento porque han podido automatizar gran cantidad de tareas, recibiendo una atención personalizada y cercana en todas las etapas del proceso y además les ha permitido ahorrar más del 50% la inversión destinada anteriormente.
Como anécdota, gracias a Kenjo, ahora todos los empleados saben las fechas de cumpleaños de sus compañeros y pueden felicitarles a través de la herramienta.
Automatización de procesos de onboarding, offboarding y cambios de posiciones en empleados.
Ahorro del 50% en gasto de tecnología de RRHH.
Disponibilidad de datos históricos para cumplir la Ley de control horario 8/2019 recogida en el Estatuto de los Trabajadores.
Kenjo ha sido la única herramienta que nos ha permitido solucionar todos los retos que teníamos en RRHH
JOSE MARTÍN-CORRAL, HR & RECRUITMENT
