Formación y desarrollo de los empleados: guía para los responsables de RRHH

La formación de personal tiene como objetivo la mejora o la adquisición de habilidades o conocimientos que el profesional precisa para ser más eficiente en su puesto de trabajo o para optar a otros de más categoría. Es decir, potencia el aprendizaje y el desarrollo.

Idalberto Chiavenato, experto en Administración y Recursos Humanos y autor de numerosas publicaciones, tal y como aparece en este estudio, la define como “la transmisión de conocimientos específicos relativos al trabajo, a las actitudes frente a aspectos de la organización de la tarea y del ambiente y desarrollo de habilidades”.

Otros dos expertos citados por Chiavenato, Steinmetz y Campbell, creen que la formación de personal “es un proceso educativo para la formación del recurso humano dirigido a la adquisición de las habilidades para una tarea específica”.

Por último, mencionamos a Alfredo Corrales Vaquero, autor del libro “Administración de Recursos Humanos”, que dice que la “formación profesional es el conjunto de acciones que permiten a una persona alcanzar y desarrollar los conocimientos indispensables para ocupar un puesto de trabajo, y acrecentar las destrezas necesarias para su progreso laboral, con satisfacción de sus necesidades técnicas y humanas y las de empresa a la cual servir y servirá”.

La formación de personal también se conoce a través de términos como reskilling y upskilling. El primero busca formar a un empleado para que ocupe un nuevo puesto dentro de la organización y el segundo, el upskilling, tiene como objetivo enseñar a un profesional nuevas habilidades que optimicen su desempeño. Los beneficios de implementar el reskilling y upskilling se equiparan con los genéricos de la formación.

En los últimos 30 años el escenario ha cambiado drásticamente. El responsable de Recursos Humanos ha pasado de ser un capacitador de personal a un facilitador del aprendizaje. Y el empleado ha dejado de ser un simple recurso para convertirse en un individuo con múltiples recursos para la empresa.

Este cambio tiene como origen los años 80 y 90 cuando se desató una tendencia hacia las “organizaciones para el aprendizaje”. El desarrollo y la formación pasaron a ocupar un lugar importante en los presupuestos y comenzaron a llenarse salas de formación para mantener a la fuerza laboral al día de las habilidades y conocimientos necesarios para el éxito de la organización.

Por aquel entonces, las necesidades de formación de los empleados se almacenaban en una base de datos sencilla en la que se enumeraban los requisitos de cada puesto de la organización. Nada tenían que ver, por supuesto, con los sofisticados programas de los que disponemos hoy en día.

Sin embargo, poco a poco, la tecnología se fue abriendo paso y acelerando los procesos. Primero llegaron los CD multimedia o los archivos. Y, pasados unos años, por fin, Internet y la formación online. La accesibilidad y la asequibilidad de la formación se disparó haciendo, incluso, que los propios responsables de RRHH pudieran crear sus cursos a través de vídeos alojados en la nube. A eso se sumó, también, la aparición de plataformas de formación online que ponen a disposición de cualquiera los conocimientos de expertos.

Todo esto ha generado un cambio de mentalidad dentro de las empresas y se ha impuesto la formación continua y personalizada. Cada empleado está en constante evolución y dispone de las herramientas necesarias para mejorar y crecer como profesional dentro de sus propias necesidades.

La formación es un activo clave en la cultura organizativa de una empresa. El principal motivo es lo rápido que cambia y evolucionan los mercados. Aquello que hoy sirve, mañana puede quedar totalmente obsoleto. Por lo tanto, establecer procesos de formación continua ayuda a la plantilla a permanecer actualizada y adaptarse rápidamente a las novedades que puedan surgir.

La importancia de la formación de los empleados también está muy ligada a la motivación. Todos queremos sentir que hacemos bien nuestro trabajo y que nuestros jefes valoran nuestros esfuerzos. Ofrecer incentivos a través de la capacitación con objetivos de crecimiento puede ser muy beneficioso. También hemos visto, como se señala en este artículo de LinkedIn, que la formación es una forma de abordar todas las necesidades humanas. Desarrollar un programa de capacitación interna se ha convertido en un requisito imprescindible. La empresa que invierte en sus empleados no solo está mejor valorada por sus empleados sino también por los profesionales externos.

Lo mismo ocurre con los planes de carrera. Estos son, por así decirlo, el proyecto de formación individual de cada empleado con vistas a que ocupe, en un cierto tiempo, un puesto de más responsabilidad.  Elaborar un plan de carrera en la empresa motiva a los trabajadores a crecer y les hace sentirse mejor valorados.

A este se le debe unir un plan de promoción interna en la empresa que determine cuándo es el momento y qué factores objetivos ha de cumplir un empleado para, efectivamente, promocionar dentro de la organización.

De este modo junto con la formación, el plan de carrera y el de promoción el trabajador sabe exactamente cuál es su camino dentro de la compañía y qué pasos debe de dar en cada momento para alcanzar sus objetivos.

Existen muchos métodos diferentes para implementar la formación del personal de una empresa, sea cual sea el elegido, este puede generar grandes ventajas:

Ventajas para los empleados

Entre los beneficios que experimentan los trabajadores destacamos:

Ventajas para la empresa

Por otro lado, la formación ofrece a las empresas:

Como cualquier acción llevada a cabo dentro de una empresa, la formación de personal persigue una serie deobjetivos:

Asegurar que la persona es apta para el puesto

Cada uno de los puestos de trabajo de la empresa tiene unas responsabilidades para las que son necesarias ciertas habilidades o conocimientos. La formación es clave para facilitar el desarrollo de los requerimientos profesionales.

Apoyar el logro de objetivos

Tanto si son objetivos individuales como empresariales, la formación permite ofrecer las herramientas necesarias para que los trabajadores alcancen los objetivos establecidos. Ayuda a reforzar las áreas en las que se detecten debilidades para así lograr los estándares deseados. Para esto, es importante que el departamento de Recursos Humanos oriente sus planes de formación a los objetivos establecidos.

Reforzar la atracción y retención del talento

La formación también tiene un papel importante en la marca empleadora de la compañía. Los profesionales tienden a valorar positivamente las organizaciones que apuestan por el desarrollo y el crecimiento de sus empleados. Esto no solo ayuda a retener talento sino también a atraerlo de forma eficaz.

Promover una mentalidad de cambio en la organización

La formación continua es sinónimo de evolución y de cambio constante. Promover una cultura en esta dirección hará que sea mucho más fácil introducir cambios dentro de la empresa y que la plantilla se adapte a cualquier circunstancia con facilidad.

Existen diferentes tipos de formación para trabajadores, estos se pueden categorizar dentro de dos grupos:

Según el método utilizado

Según el método de gestión

Los presupuestos para laformación y desarrollo de los empleadosson muy completos. Estos suelen incluir todos los costes del programa (contenidos, materiales, costes operativos) así como el gasto que supone las horas dedicadas por los trabajadores que asisten al curso. A esto, además, normalmente se le suman los costes como el diseño y la ejecución del programa o la tecnología.

Sabiendo esto, ¿cuánto se gastan las empresas en cursos y formación para empleados? Según esteartículo, las empresas americanas asignaron ungasto de 7.420 dólares anuales por empleado. Sin embargo, estas cifras varían dependiendo del tamaño de la empresa y la función que desempeña el trabajador dentro de la misma.

El estudio realizado por Brandon Hall Group detectó, al analizar los presupuestos, que el gasto por empleado solía ser menor cuanto mayor era el tamaño de la organización. Así, las grandes organizaciones se gastaron de media780 dólares menos que las medianasy 1.777 dólares menos que las pequeñas.

También se ha visto que laexperiencia y la antigüedadpueden ser un factor determinante en el gasto de formación. Los empleados de alto nivel y de nivel medio recibieron una asignación de 9.427 dólares anuales mientras que los de nivel medio obtienen unos 9.036 dólares.

En este gráfico os explicamos las diferencias:

Fuente: Brandon Hall Group

De nuevo, la web de Coassemble (podéis acceder en el último enlace) nos ofrece información sobre cuáles son lasáreas de formación más popularesy, por tanto, en las que más dinero invierten las organizaciones.

Los presupuestos se distribuyen de la siguiente forma:

Fuente: Brandon Hall Group

• Hard skills: las habilidades técnicas son, como vemos, las más populares ya que requieren entrenamiento y formación para ser adquiridas y mucha experiencia para llegar a dominarlas. También se conocen como hard skills.
• Liderazgo: el liderazgo es importante para los líderes actuales y futuros. El objetivo de esta formación es ampliar la capacidad de tomar decisiones, motivar al equipo, gestionar personas, etc.
• Compliance: este tipo de información sirve para formar a los empleados sobre las reglas, regulaciones, políticas y procedimientos que se aplican en su trabajo diario. Un ejemplo serían las normas de seguridad a aplicar para desarrollar una determinada tarea.
• Desarrollo de equipos: el objetivo del desarrollo de equipos es mejorar la cohesión entre las personas y ayudarles, en definitiva, a trabajar mejor juntos. Esto incluye también a los directores o puestos de más responsabilidad. Esto es clave para que la organización funcione correctamente.
• Producto o servicio: la formación sobre productos o servicios es fundamental, especialmente para los equipos de venta. Si no conocen todas sus propiedades y características a la perfección, no pueden vender.
• Soft skills: las soft skills o habilidades blandas son aquellas que forman parte del carácter de una persona. Hablamos, por ejemplo, de la empatía, la capacidad de comunicarse de forma efectiva, etc. Son difíciles de desarrollar y evaluar, pero se pueden mejorar.

Según los autores del libro “Análisis Didáctico”, L. Van Gelder y sus compañeros, existe unmodelo de aprendizajeque recibe el nombre de “Análisis Pedagógico”. Este modelo comienza desde un punto de partida y los conocimientos previos a partir de los cuales se establecen unos objetivos de aprendizaje. Esta información se utiliza para definir la materia sobre la que se centrará la formación, los métodos de aprendizaje y las actividades. Esto lleva, por tanto, a unos resultados que serán monitorizados y evaluados. Así, según los resultados obtenidos, los objetivos volverán a ser evaluados.

Por lo tanto, basado en este modelo identificados cuatro fases en el proceso de formación:

1. Análisis de las necesidades formativas

La primera etapa consiste en establecer un punto de partida, analizando los conocimientos actuales del empleado y listando las necesidades formativas detectadas. De este modo, conseguimos que los trabajadores adquieran nuevos conocimientos y habilidades que sean útiles dentro de su puesto actual o futuro.

Lo habitual es que el propósito de la formación esté relacionado con los objetivos de la empresa. Para ello, normalmente, hay que repasar la estrategia y objetivos de esta.

2. Determinación de objetivos de aprendizaje

En el siguiente paso, hay que convertir las necesidades de formación en objetivos de aprendizaje. Un objetivo formativo debe constar de tres elementos:

• Ser especifico.
• Estar relacionado con un comportamiento eficaz.
• Ser medible.

De esta manera, los objetivos ayudan a crear una formación eficaz y destinada a mejorar las habilidades de los trabajadores.

3. Definición del método y diseño del contenido

Es momento de tomar decisiones sobre el material de capacitación, el método de enseñanza y las actividades que se van a llevar a cabo. Esto, normalmente, lo hace un proveedor o formador externo e, idealmente, también se cuenta con la participación del alumnado.

En esta fase también se suelen determinar las técnicas a emplear, el ritmo de aprendizaje, el lugar en el que se va a celebrar y muchos otros factores importantes.

4. Monitorización y formación

La última fase del proceso de aprendizaje es el seguimiento y la evaluación. En este momento, se analizan los objetivos de aprendizaje y se comparan con los resultados obtenidos para medir la eficacia de la formación. También puede ser un buen momento para medir el ROI de la formación; es decir, el retorno económico generado.

La importancia entre la evaluación del desempeño y el plan de carrera o la formación es evidente cuando entendemos cómo una depende de la otra. Y es que la evaluación de desempeño es fundamental para determinar el punto de partida en el que se encuentra el trabajador, detectar sus puntos fuertes y sus áreas de mejora y, en definitiva, establecer sus necesidades formativas.

Con esta información podemos diseñar un plan de carrera o formación personalizado y, por tanto, efectivo. De lo contrario, si no sabemos en qué áreas necesita un refuerzo, la formación no tendrá el mismo efecto.

Por lo tanto, la evaluación de desempeño debe ser siempre el paso previo a cualquier plan relacionado con el desarrollo profesional de un trabajador. Este proceso nos dará la información que necesitamos para poder avanzar en firme.

Un plan de formación contiene el conjunto de acciones destinadas a mejorar las habilidades y conocimientos de los trabajadores que forman una empresa. Suelen estar diseñados, como hemos visto, a partir de evaluaciones de desempeño para personalizar al máximo la propuesta formativa.

¿Cómo elaborar un plan de formación en tu empresa? Te explicamos cómo hacerlo paso a paso:

1. Identifica las necesidades

Lo primero que debes hacer es evaluar las necesidades formativas de la plantilla. Lo más útil, como hemos dicho, es recurrir a una evaluación de desempeño ya que nos proporcionará toda la información que necesitamos sobre los empleados.

2. Establece los objetivos del programa

Trata de alinear los objetivos de la formación con los de la empresa y establece unas metas claras. Este paso es muy importante para después poder medir la efectividad de los cursos realizados.

3. Involucra a los trabajadores

Si el equipo forma parte del proceso de ideación y planificación es mucho más probable que se sientan motivados por la formación y que el programa tenga mejores resultados.

4. Crea experiencias útiles, personalizadas y atractivas

Diseña experiencias formativas atractivas y personalizadas utilizando nuevos métodos de aprendizaje como pueden ser la gamificación. De este modo conseguirás que los trabajadores se involucren más en el proceso.

5. Planifica la formación

La planificación de la formación incluye aspectos como quién va a dar la formación, dónde se va a celebrar, cuánto tiempo va a durar, etc. Asegúrate de que toda la parte logística está bien atada.

6. Lleva un control de los resultados

Por último: ¿cómo evaluar un plan de formación? Analiza los resultados obtenidos en la formación con respecto a los objetivos establecidos al principio. Esto te servirá para introducir mejoras o cambios en el plan que te ayuden a ir mejorando.

En el mundo cambiante en el que vivimos, las estrategias de aprendizaje y desarrollo profesional no dejan de evolucionar. Las empresas están empezando a abandonar esa idea antigua de cursos cerrados para toda la plantilla para optar por formaciones personalizadas, dinámicas y online.
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Estas son las tendencias que detectamos actualmente en el área de formación de empleados:

• Las empresas han empezado a involucrar a los altos mandos de las compañías en los procesos de formación para crear una cultura de aprendizaje efectiva que vaya de arriba abajo. Si los responsables de equipo entienden y valoran la formación, facilitarán y motivarán a sus equipo para que participen en ella.
• Por lo general, la inversión en formación tiende a aumentar ya que las empresas son cada vez más conscientes de su importancia e impacto positivo sobre la compañía. Sabemos que para formar a los empleados no hace falta incurrir en grandes gastos, hoy en día existen muchos materiales online que son gratuitos; sin embargo, cuanto más se invierte, mejores son los resultados.
• La formación de personal a través de canales online se ha convertido en una tendencia en sí misma a causa de la crisis provocada por la Covid-19. Durante estos meses de distanciamiento social y teletrabajo, las empresas han optado por seguir ofreciendo formación a sus empleados pero a través de plataformas online.
• Las experiencias formativas personalizadas también están cobrando especial importancia. Las necesidades de los empleados no son todas iguales, por lo que las organizaciones están optando por crear planes únicos y exclusivos para cada trabajador.